《2014乐高软件档案条码管理系统介绍.docVIP

目 录 目 录 2 1　简介 3 1.1　基本介绍 3 1.2　应用价值 3 1.3　架构设计 5 1.4　技术标准 6 1.5　运行环境 7 2　iDCM功能介绍 9 2.1　功能简介 9 2.2　协同办公部分 9 2.3　档案管理部分 10 2.4　权限设计 12 3　系统实施培训及服务 14 3.1　系统实施 14 3.2　系统培训 14 3.3　保障及服务 14 4　附件 16 4.1　数字档案馆的建立 16 4.2　PDF417二维条码介绍 17 第三部分　乐高软件介绍 21 第5章　简介 21 5.1　公司简介 21 5.2　乐高文化 21 5.3　部分用户 22 1　简介 1.1　基本介绍 适用对象：有一定数量的档案的组织，包括各种类型的档案室、档案馆、人事管理档案部门、国土、工商、建委、税务、财政、各大中小教育院校、企业，也可以用于对图书馆的图书管理。 产品简介：iDCM系统全称为档案条码管理系统（Integration Document Bar Code Manage System），是乐高软件自主研发的、针对有一定数量档案的组织，方便其管理物理档案（即实物档案）及电子化档案的应用软件，已经在北京市国土资源局及其下辖20个分局成功应用。软件采用Browser（客户端）/Server（服务器端）结构模式开发，界面简洁，操作简单，维护简便。 支持码制：iDCM系统默认支持的二维条码码制为PDF417条码格式。 1.2　应用价值 我们都这样管理档案： 出入库：采用纸质或excel方式记录，以便了解出入库情况。 存放：业务不断增长，历史档案随之增加，建设超大物理空间用于存放档案。 利用：借阅归还采用纸质或excel方式记录，以便规范管理。 管理：采用excel建立档案列表，方便统计；采用人工方式对档案进行清查核对。 电子化：为便于利用，将档案全部扫描成图像文件后，放到单位的服务器上，共享方式查看。 我们都知道问题所在： 存放：大量的业务，需要若干阶段（几个月、几年甚至几十年）才能完成。为便于查找，需要将这些阶段的档案都放到一起，只好在摆放档案时预留空位，导致存放空商更加紧张；为节约空间，可以按档案产生时间的顺序存放，但查找时又非常不便；大量过期档案，既没有多少保留价值，又不便随意处理，真有点“食之无味、弃之可惜”。 利用：借阅管理不足，纸质的借阅登记，一是查询困难，二是对于很多快速查看者（看几分钟的），现实条件中纸质借阅登记形同虚设，三是对档案控制困难，借出和归还容易出现档案缺失；珍贵历史档案，频繁的查看可能会形成破坏。 管理：查询统计时，每次通过excel进行，操作复杂且相对专业；清查核对时，需要大量人工进行核对，此时纸质借阅登记的缺点暴露的清清楚楚：需要一卷卷核对到底是缺失了还是借出去了。 电子化：电子化方便了我们的查看，解决了过期档案的存放问题，这很好。但如何记录何时何时人看过哪些档案呢？如果有涉秘档案，如何控制查看的权限呢？ 利用乐高idcm系统，我们可以做得更好： 出入库：通过系统进行登记导入，可单个也可批量。 存放：入库时对档案进行位置编码，无论如何存放，都可以快速方便的查找定位；利用乐高rfid技术，可以实现对档案的精确定位。 利用：借阅管理电子化登记。 针对电子化档案，实现远程借阅、远程审批、到期自动终止借阅；针对实物档案，利用乐高rfid或二维条码技术，无需人工输入，借助扫描设备，轻松完成借阅及归还登记；充分利用电子化档案，减少对珍贵档案的破坏。 管理：查询方便，系统提供多种条件，可以方便组合；统计简单，设定好不同的统计条件，可以简单快速的给出统计结果和明细； 清查核对，利用乐高rfid或二维条码技术，通过手持终端设备，快速完成对档案的收集，通过与借阅登记信息进行比对，系统自动给出档案清查核对的结果：哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。 电子化：采用完整的权限控制管理手段，可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织；针对政府等机构，还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅，使公众可以通过机构提供的查询渠道（办事大厅、互联网）查阅关注的档案。 1.3　架构设计 明确技术标准，结构化数据设计，信息共享，数据整合 明确采用的技术标准，采用结构化设计数据存储方式，基础信息共享使用，整合数据流，做到有点有面。 开放式体系架构 功能的可扩展性强，使用的可操作性强，维护的简易便捷灵活。 符合档案管理业务特点的体系架构 适应档案管理的业务流程的调整，通过工作流引擎实现流程重构和随需变化。 灵活、安全、严格的操作应用及维护 利用平台的开放性，实现信息的多渠道共享，集中展现