Excel办公室文员使用小技巧预览.ppt

高级办公应用第三章 Excel 2000的高级应用 3.1 编制工资表 教学目标： 通过本节的学习能够在日常工作中高效的完成数据的设计、分析、 管理，并能够对数据进行安全性控制。 教学的主要内容： ◎数据有效性设置 ◎数据处理 ◎打印技巧 3.1.1数据的有效性 1、列表选择性输入 在用Excel进行数据处理是，有大量的原始数据需要用键盘输入。特 别是有一类数据，其值只限于几项之一，例如“性别”、“男女”、“婚否” 仅限于“是”、“否”……对于这类数据为保证快速完成数据的输入同时又 避免输入错误，我们可以采用“列表选择”的方式输入。具体操作步骤 如下： （1）在“工资表.xls”中选择需列表选择性输入的单元格区域D3:D6，单击“数据/有效性”。如右图3-1所示： （2）在“数据有效性”对话框中“设置”选项卡，讲“有效性条件”设为“序列”，在“来源”文本框中输入“教授，副教授，讲师，助讲，职员”，即“职称”的所有可选项，注意各项选项之间必须用西文下的逗号“，”隔开，且选中“忽略空格”和“提供下拉箭头”复选框后，单击确定按钮完成设置，如右图3-1所示： （3）列表数据设置完毕之后，单击设置区域中的任意单元格，其右边会出现一个下拉箭头，单击下拉箭头，即可在数据列表中单击选择完成输入，如下图3-3 2、快速标注不符合有效性规则的数据 向工资表输入数据信息时，有可能会出现输入错误，而一旦数据 有误就会影响后面公式的计算，如要保证数据输入无误，通常我们在 输入数据前，利用“数据/有效性”命令的方式进行数据输入有效性的炎 症，防止数据输入时不必要的错误发生。 如果已经在工资表中输入了数据，如何快速查找出不符合限定条件 的数据？其具体操作步骤如图-GIF1： 3、数据有效性 列表选择是数据有效性的一种设置，数据有效性的设置方法还 有很多，例如有效性条件为“时间”，则可以设置有效时间段，不再有 效时间段内的时间将无法输入；有效性条件为“文本长度”。则可设置 文本有效长度，超过有效长度的文本将无法输入。 若想取消数据有效性设置，先选定要取消数据有效的区域，如 在图3-2所示“数据有效性”对话框中单击“全部取消”按钮，或者将有效 性条件改为任何值，单击“确定”完成设置。 3.1.2数据处理 1、查找数据 （1）使用记录单查找数据，例如在“职工工资”中查找“公积”=120的所有讲师的记录”，如图3-4： (2)查找公式 当工作表输入大量公式后，有时候会找不到某个公式，此时按“ctrl+~”键即可显示出工作表中的所有公式，编译查找。再按“ctrl+~”键切换回原来的计算结果状态。(3)快速选取包含公式的单元格 如果需要对工作表中包含公式的单元格加以保护，或与其他单元格加以区分是，可以用以下方法快速选取包含公式的单元格，具体操作如图3-5： 3.1.3制作工资条 工资表制作完成后，将打印成工资条。工资条的特点是每个人的记录都 要配有工资栏目，用一般的方法并不容易，我们可以巧用排序的方法来解决。 （1）将“工资表”中的所有职工记录（注意：不包括工资栏目行）复制到里一 张新工作表中（如sheet2），并在第一列前插入一新列，冲第一名职工开始， 利用自动填充的方法输入的差数列2，4，6……，如图3-8所示 （2）将“工资表”中的工资栏目复制到sheet2中最后一名职工记录之后，注意：有几条职工记录，即复制几条工资栏目，然后再利用自动填充的方法输入等差数列1，3，5……，如图3-9所示 3.1.4表格打印技巧 1、表格的缩放 一个表格，一页多一点要缩为一页，除了可以调整也边距外，还可以用 Excel里提供的缩放功能实现。 单击菜单栏上“文件/页面设置”命令，在“页面”选项卡中，选中“调整为”单 选项，输入适当的页数“1”，如图3-11所示： 2、表格栏目的冻结 如果一个表格由很多页，当我们上下浏览表格时，第一页能够看到表格栏目 ，后续页看不到，但往往后续各页也需要显示表格栏目，此时我们可以冻结栏目 。其具体操作如下： （1）单击菜单栏上“窗口/拆分”命令，界面上出现拆分条，将拆分条拖到栏目 下。如图3-12所示 3、表格栏目的重复打印 栏目冻结只适用于屏幕显示，并不能用于打印。若打印时希望每页表