二建竣工整理技巧.doc

工程档案管理办法 2015-01-27 　批准　　　　　　　　　　　2015-01-27 　实施 上海建工二建集团有限公司　发布  工程档案管理办法 总 则 为规范上海建工二建集团有限公司（以下简称“二建集团”）的工程档案管理，如实反映二建集团工程建设过程和建设成果，妥善保管工程档案，特制订本办法。 本办法适用于二建集团承建的建设工程。 规范性文件引用 DA/T 28-2002《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》 GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 50328-2001《建设工程文件归档整理规范》术语 沪建建管（2003)第177号《上海市建筑安装工程质量竣工资料》 沪市政（2004) 266号《上海市市政工程施工质量保证资料（电子版）》 二建集团工程档案管理实行“集中统一”的管理原则，由二建集团总裁事务部（档案室）归口管理。 职责 （一）二建集团总裁事务部（档案室） 负责二建集团施工项目的工程档案的管理，包括施工总承包项目、专业分包项目（含外省市工程项目）工程档案的管理，对工程项目文件资料整理归档工作进行统一指导、监督与管理，以确保工程项目档案的完整、准确和安全，并便于查询、利用和保管。 （二）各工程公司、分公司（以下简称“基层单位”） 1、各基层单位应将工程项目文件资料的收集、积累、整理、归档工作列入基层档案人员的岗位职责，负责按施工阶段对施工过程中形成的工程资料分阶段进行检查； 2、各基层单位应督促协助工程项目部做好工程项目文件资料的整理归档工作，传递与工程档案管理相关的信息与要求，并根据需要提出业务培训需求； 3、负责对竣工工程归档资料、停工工程寄放资料的检验，会同工程项目部资料员或项目工程师将竣工工程资料或停工工程资料送交二建集团总裁事务部（档案室）。 （三）工程项目部 工程项目部负责收集、积累从开工到竣工的所有工程项目文件资料，工程竣工时，应及时进行整理、立卷、归档，做到资料齐全、准确。 1、项目经理是工程项目部工程资料管理工作的第一责任人。负责落实工程项目部工程资料管理责任制，确保工程项目部的归档工程资料满足本规定、相关的法律法规及其他要求； 2、项目工程师主管工程资料管理工作，根据工程项目特点，明确工程资料管理要求，确保必要的资源提供。指导、监督工程项目部资料员的管理工作，确保工程项目资料收集、整理、归档工作质量。对工程资料的形成过程实施控制，按施工阶段划分对工程资料的形成进行监督检查。负责对竣工工程资料的审核工作，确保资料的准确、完整； 3、项目资料员负责收集、积累、整理工程项目施工过程中不断形成的工程资料，做到及时、准确、清楚、完整。对施工过程中形成的工程资料，要及时进行预立卷并妥善保存。负责对分包工程资料的指导、检查、收集、整理、存档工作，并做好记录。工程竣工后负责竣工资料的立卷、装订、移交工作。负责收集、整理停工工程资料，并将整理后的资料会同基层单位档案员一起送交二建集团总裁事务部（档案室）寄存保管。 管理要求 竣工工程资料管理要求 （一）工程项目部 1、工程项目部在工程开工前根据档案管理的有关规定和合同条款中对资料的载体、书写材料、份数的规定，明确工程资料的收集、积累、整理、归档工作职责与要求，包括各个施工阶段所应形成的资料份数、资料形成的主要人员、收集的时间等。 2、工程项目部资料员按施工流程及时收集施工过程中形成的工程资料，资料收集的进程应与施工进度同步，工程竣工时，资料收集应同步完成。及时建立台帐，并填写相关资料汇总表，作为日后竣工资料移交、归档的依据。 3、工程项目部资料员对收集的工程资料依照分部、专业进行分类并预立卷。 4、项目资料员完成预立卷后提请基层单位档案员、二建集团总裁事务部（档案室）进行验收，确认无误后，将竣工资料立卷、编目、装订。完毕后，工程项目部资料员将移交的竣工资料编制《文件资料档案移交清单》（附件三），会同基层单位档案员、二建集团总裁事务部（档案室）一起办理交接手续，三方当事人在移交清单上签字、二建集团总裁事务部（档案室）盖档案室章，基层单位盖技质部门章（或基层单位行政公章）、工程项目部盖工程项目部章。二建集团总裁事务部（档案室）、基层单位、工程项目部各留存一份清单。 （二）基层单位 基层单位档案员对在施工过程中形成的工程归档资料进行监督、检查。检查内容主要包括： 1、己形成的工程资料是否齐全； 2、工程资料填写是否规范、正确，签署手续是否完备； 3、应归档的原件能否满足各方要求； 4、网上资料上传与工程实际是否同步； 5、是否按规定进行预立卷； 6、是否按规定进行竣工图修改，竣工图是否完整。 （三）工程档案应于工程竣工验收后三个月