返f公文常见错误0423.doc

地质所公文常见错误 我办在日常公文审核及整理我所文书档案过程中，发现我所有些文件存在一些行文不规范，格式不正确的小错误，现总结如下，供大家学习。 行文关系方面存在的问题 问题点 错误做法 正确做法 报送渠道 上行公文（请示、报告）报送给中国地震局的司室 应当报送中国地震局 主送抄送 主送给上级机关的同时， 又抄送给某内设机构 发给中国地震局的文件，就不能抄送给中国地震局的司 　　三、行文规则方面存在的问题 　　（一） “报告”在行文规则方面存在的问题 问题点 错误做法 正确做法 行文规则 无主送单位，未注明签发人姓名 须有主送单位，注明签发人姓名 模板 用了平行文函的模板 应用上行文格式，即红头为“中国地震局地质研究所文件”上方有较大空白的模板 结尾用语 结尾出现“请阅示”字样 特此报告 内容方面 在报告中夹带请示事项 报告不得夹带请示事项 　　（二） “请示”在行文规则方面存在的问题 问题点 错误做法 正确做法 附注不规范 请示无附注或附注不规范 “请示”应当在成文时间下一行用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识注明联系人的姓名和电话 模板 用平行文函或下行文的模板格式印制请示 应用上行文格式，即红头为“中国地震局地质研究所文件”上方有较大空白的模板 结尾用语 结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语 应有“请批示”或“以上请示，如无不妥，请求批准”等规范用语 “请批示”一句为结束语后，又接着写了一段文字 结束语后不能再有正文的文字 四、公文要素方面存在的问题 问题点 错误做法 正确做法 公文份数序号 报告是机密等级，却未标明份数序号 机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 发文字号 有些文件中发文字号中的年度括号使用“（）”或“[ ]” 发文字号中的年度括号应使用“〔〕”，序号不编虚位，不加“第”字。 签发人 有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。 上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。 公文标题中标点符号不规范 公文标题滥用标点符号，出现顿号 等标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 标题不规范 以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。 行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。应当统一表述为《……**调查的报告》、《……（某专门事项）的报告》。 正文结构层次序数 序号不符合“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“．”； 第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）” 附件名称不规范 有的写作“附”，有的写作“附表”； 公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；公文附件如果是表格，仍应标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。 附件说明 有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。 应为“附件”，如有多个附件，应为 附件：1. 2. 成文时间 误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。 　成文日期应当用汉字将年、月、日标全。 二〇一二年一十四号 应为：二〇一二年十四号 日期 日期单独一页 不可单独一页按照公文排版规定，如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。 日期与签发日期不符 公文落款日期必须与所领导签发日期一致 五、文武线与红线不规范 六、 版记字体、字号、名称、空格不规范 版记应当位于文件封底并在偶数页上，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。 上行文和下行文的版记： 平行文的版记： 　　七、排版规格与印制装订方面存在的问题 问题点 错误做法 正确做法 排版规格 文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。 公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28