9公务文书写作的基础知识.doc

今天我们从四个章节讲述公务文书的写作知识，第一章节：公文的构成；第二章节：公文撰写的组织；第三章节：公文的案例分析与研究；第四章节：写作研究。 第一章：公文的构成 第一节 什么是公务文书 在日常工作中，有许多事情和问题需要文字材料来记载和表达，也就是日常生活中所说的文字材料。公文是文字材料中的一部分。 目前，在办公室里，人们常常会听到“文书”、“公文”、“文件”三个不同的称谓，这三个概念为什么会同时使用？这到底是怎么回事？它们之间有什么内在的关联？。 现在对上述三者称谓进行定义分析： 文书――从广意上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。 也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。常有“空口无凭，立此文书为据”的说法。“文书”一词在《汉书.刑法志》中就有叙述。 公文――是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务时所使用的文书称之为公文。 “公文”一词出现于东汉末年和三国时期，从此以后公文成为公务文书的统称。 文件――是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词清代末年才开始正式使用。 综上所说，文书、公文、文件这三个词的含义基本相同。但严格地说，它们之间即有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文件。 我们习惯上说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”；习惯说“文书处理程序”而不说“公文处理程序”或“文件处理程序”；习惯说“中央文件”而不说“中央公文”或“中央文书”。习惯用语，是约定成俗的。在不同的地方使用，都表达了公务文书的含义。所以一般的来讲，办公室的文字材料都可称为公务文书（新闻报道稿除外）。 第二节 公务文书的特点和作用 文书工作者只有对每一种公文的概念、特点、用途、结构、撰写的方法等有了认识。同时对不同类型的公文的基本特征、体式、要求等也熟悉掌握，运用自如，这样我们才能提高公文的撰写质量。 一、公务文书的特点 1.公文是由法定的作者制成和发布的 所谓的“法定的作者”――主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务 的组织。说得通俗一点，就是指发文的名义。 2.公文具有法定的权威和效力 公文是为了实现特定工作和为了完成特定的现实任务而作的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。公文的时效长短不等，没有统一的固定期限。 3.公文具有特定体式的处理流程 正是因为公文代表了制发机关的法定权威，所以制发公文是一件非常严肃的工作。为了维护公文的严肃性和处理公文的便利，规定了统一的文种格式。 二、公务文书的作用 1.法规作用 2.指挥作用 3.沟通商洽作用 4.宣传教育作用 5.凭证依据作用 第三节 从事公务文书工作的原则和组织形式及起源 一、原则 1.及时 2.准确 3.安全 二、组织形式 1.集中形式 2.分散形式 3.混合形式 以苏州邮政局公文为例，主要是混合形式。如：会议通知、法律文本、对外（对上）相关文书、协商函、介绍信、月度工作任务书、局规局纪、各类文档（技术、财务会计）档案管理等是属于集中形式，由局（职能科室）以局文件字头编号下发。如：业务通知、业务通报、部门操作流程制定、部门规章制度等是属于分散形式，由各专业局（科室）以部门文件字头编号下发。 三、文书工作的起源 在我国文书和文书工作是同步产生的。从现在所掌握的资料分析来看，殷商时代的文书已经具有一定的格式，文书工作也有较细的程序，并建立了一些文书制度。 1.文书的形式：经历了以甲骨文书、简册文书、石刻文书、金文文书、到现代的纸质文书、电子文书。 2.文书内容：最早的文书内容：主要有王命、盟约、版图、会计统计等。现代的文书内容：函、通知、信息、方案、请示、报告、调查报告、经验材料、法律文本等。 3.文书的种类：古代有檄文、移书、书、盟书、制书、诏书等。现代文书种类有：令、咨、呈、示、状、函、信息、通知、报告、合同、文件、方案、工作任务计划书、经验材料、数据图表、电子文档等。 4.文书的演变：文书是随着政权的更替和社会进步，同步演变，以适应所处时代的政治需要。 下面列举部分中国古今文书演变，以便掌握它们之间的历史渊源。 檄文――即征召讨伐出师前的文告，是一种军事文书。古代凡遇有征战之时，或号召士兵，或颁布军纪，或表明出征目的，或揭露对方之罪行，皆用檄文。现在由通知、文件、方案、工作任务计划书等替代。 移书――古代国与国之间的一种公务往来的文书。移书类似现代公文中的函、介绍信等，是一种平行公文。目前，我国在外交上仍使用，叫国书。 书――即臣