公司印章读管理办法.docx

恒大地产集团西安有限公司印章管理制度为加强对各类印章的管理，明确印章工作流程和使用权限，保证印章的安全妥善管理和正确使用，根据西安公司公司快速发展的管理需要，特修订本制度。一、印章的重要性及分类1、印章的重要性：印章是印信凭证的一种，是公司行使权利的象征。盖印，标志着文书生效和对文书负责，具有极强的合法性和权威性。印章代表着企业领导的意志，无论是公文还是一般信件，只要加盖公章，就产生了法律效用。印章须严格管理，以免造成不良影响或无法挽回的损失。2、印章分类：本制度中所指印章主要是公司公章和各部门印章。（1）公章：公司必须向公安机关登记备案的具有法律效力的印章，包括公章、合同专用章和财务专用章。（2）部门印章：刻有部门名称的印章，限于公司内部各部门之间的业务沟通和协调，对外不具备法律效力。二、印章的制发、更换与领取程序 （一）印章的制发、更换程序1、所有印章都须由档案中心负责到公安部门指定单位统一刻制。2、凡西安公司各单位或部门刻制印章，须提交刻制申请。刻制部门各项业务所需的条形章、个人签名章等，部门负责人审批即可；部门级印章的刻制、更换等，须上报主管领导审批；公司类印章的刻制、换发、补发等工作，须按照公司管理规定上报董事局领导审批。3、西安公司下属新成立分公司印章的刻制、换发、补发等，均须上报本公司董事长或总经理审批。基本印章（公章、合同专用章、法人代表私章、财务专用章）刻制完毕后，印章印模须于3个工作日内送西安公司档案中心备案，并从刻制之日起执行相关使用规定。（二）印章领取程序1、法人代表私章、财务专用章由财务中心统一管理，领取时，须由公司财务部门负责人与行政部门负责人共同领取。2、领取部门印章时，必须由申请部门助理级以上人员或者本部门印章管理员亲自领取。3、下属公司公章由档案中心统一管理，领取该公司公章时，须由档案中心派驻印章管理员与该公司行政部门负责人共同领取。4、领取印章时，须办理印章领取手续，申请部门人员、档案中心印章管理员与档案中心负责人三方共同签名确认。更换印章的，还须将原印章交回至档案中心存档。三、印章的管理（一）印章管理原则1、确保印章安全：西安公司本部及各地区公司必须设立独立的印章室。公章必须存放于保险柜内妥善保管，使用完毕必须立即锁入柜内，防止被滥用或盗用，确保印章安全。如有遗失，必须及时向公司报告，并到对应公安部门报备。部门印章也须锁入柜内保管。2、坚持用印原则：印章管理员必须有高度的原则性，严格按照西安公司印章管理制度及有关办法用印。如遇制度规定外的特殊情况，必须书面或电话请示具有审批权的公司领导，不允许出现公司规定权限以外的非正常用印。3、规范使用印章：涉及印章管理每一个环节必须规范有序。（二）印章管理制度1、分级保管制度（1）公司对印章采取分级保管的办法，西安公司系统各公司公章由档案中心印章管理员管理，法人代表私章、财务专用章由财务中心管理，部门业务专用章由各中心、部门指定印章管理员妥善保管。（2）印章管理人员离职或调动时，必须认真履行印章交接手续。交接时必须由主管领导在内三人以上在场，共同清点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上签名，交接单须存档处理。（3）遗失印章，须填写《印章废止申请单》，并呈公司领导批准，签批遗失处理意见及处罚办法。遗失公章和法人代表私章都必须到公安部门报备。2、用印审批制度（1）所有印章用印，都必须严格执行西安公司印章管理相关办法，按照公司现行文件规定的审批权限和审批流程进行报批；特殊情况，须以董事局领导书面签署的意见为准。（2）印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致且相关责任人均已签字确认才能用印。（3）用印审批权限划分参照表详见附件一。3、使用登记制度（1）印章工作有关表格均按照档案中心统一制表规范使用。（2）用印前，印章管理员必须认真检查用印文书有否进行登记及登记内容是否完整，包括：用印日期、用印申请人、用印份数、用印类别、用印事由、审批人等，确认无误后方可用印。（3）部门自行保管的各类业务章也须严格履行登记审批手续。 四、印章使用办法（一）用印流程（见附件二）1、不具独立法人资格、隶属西安公司本部管理的部门或单位用印；2、具有独立法人资格的下属公司和地区公司用印；3、部门印章使用审批人为本中心或部门负责人。（二）用印要求1、基本管理规定（1）任何部门在启用印章前，均需办理领取手续，填写《印章领取登记表》，接受相应的责权告知。（2）所有与印章有关的业务，如印章刻制、领取、换发、使用、携带出外、废止等，均须到印章室领取档案中心制定的统一表格。（3）印章室应严格管理，非本公司人员严禁进入印章管理室。如确因工作需要，须由经办部门人员陪同。（4）用印前必须履行用印程序，且立项审批环节完备。申请使用的印章必须与