公司文件编码管一理规定.doc

公司文件编码管理规定 目的： 为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。 编号规则 文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下： □ □ □ □ □ 1 2 3 4 5 说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。 主文件号部分 1、公司代号： 龙脉：LM 2、部门代号：用字母表示 GMO-总经办 HRD-人力资源部 FIN-财务部 SOM-运营管理中心 RD-研发部 MKTG-市场部 3、文件流水号：数字表示，从0001到9999 辅文件号部分 1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。 文件类别代号： ZD-制度文件 LC-流程文件 BD-表单文件 HT-合同文件 MB-模板文件 2、日期代号 日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109 其他分项子文件代号各部门可自行规定，报行政人事中心备案。 举例说明： 市场部于2011年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：LM- MKTG/0001-HT/1109，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往项目部开始定点，项目部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由项目部实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备人力资源部，然后将项目移交给客服部，客服再根据此编码建立售后服务体系。 三、使用规定 1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。 2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案。合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。 其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。 深圳市神州龙脉信息工程有限公司行政人事中心 二〇一一年十月十五日 下面是“十个小故事大道理”不需要的朋友可以下载后编辑删除！！！谢谢！！！ 小故事1、《扁鹊的医术》 　　魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢? 　　扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。 　　文王再问：“那么为什么你最出名呢? 　　扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去;中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只 能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明， 名气因此响遍全国。 　　大道理：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。 　　小故事2、危险的森林里 　　一个人在森林中漫游时，突然遇见了一只饥饿的老虎，老虎大吼一声就扑了上来。他立刻用最快的速度逃开，但是老虎紧追不舍，他一直跑一直跑，最后被老虎逼到了断崖边。 　　站在悬崖边上，他想：“与其被老虎捉到，活活被咬死，还不如跳入悬崖，说不定还有一线生机。” 　　他纵身跳入悬崖，非常幸运地卡在一棵树上。那是长在断崖边的梅树，树上结满了梅子。 　　正在庆幸之时，他听到断崖深处传来巨大的吼声，往崖底望去，原来有一只凶猛的狮子正抬头看着他，狮子的声音使他心颤，但转念一想：“狮子与老虎是相同的猛兽，被什么吃掉，都是一样的。” 　　刚一放下心，又听见了一阵声音，仔细一看，两只老鼠正用力地咬着梅树的树干。他先是一阵惊慌，立刻又放心了，他想：“被老鼠咬断树干跌死，总比被狮子咬死好。” 　　情绪平复下来后，他看到梅子长得正好，就采了一些吃起来。他觉得一辈子从没吃过那么好吃的梅