公司日到常备用金管理办法.doc

编 号 文件版本 V1.0 密 级 不涉密 编 写 校 对 审 核 归档部门 人力行政部 打印份数 1 保存期限 长期 公司日常备用金管理办法 V1.0 *********公司 二O一四年*月 *********公司 文件编号 版 本 2014 V1 公司备用金管理制度2014V1 2014年 *月 第 1 次 修订 共 1页 2014年*月 发布 一、目的： 为了加强各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，根据公司特制定本制度。 二、管理范围： 适用于公司总部及各部门 三、备用金管理的原则 1、坚持定额管理原则 备用金的申报和借支必须在预算定额的范围内，没有列作预算的备用金不得借支。 2、专款专用原则 借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。 3、时效性管理原则 备用金的时效为一年。 4、权责对等，责任连带原则 部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人，借款人为部门负责人的，主管领导为其第一管理人。第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。 四、管理细则： 1、申请备用金 1）本公司备用金采取按需申请的方式，以供日常零星开支之用。 2）各部门根据需求向公司提出部门备用金需求申请，申请中必须包含备用金 额，持续备用时间。财务人员必须见总经理或财务部负责人签字，并阅读对应的文件及经办人的证件方可支付备用金。备用金发放形式可按照双方需求进行打卡或者发放现金。 3）备用金每年申请一次，并保证备用金的长效性。 4）该备用金限用于购置公司易耗品及事务性临时开支，如：支付各部门工作人员差旅费、水电费、通讯费、办公费、汽车费用等以现金方式借用的款项。其余购置办公设备、装修或金额较大的开支，均应先行呈准后始得办理。 2、备用金监管 1）备用金实行本人借支本人负责，主管领导负连带责任的管理办法，不得转给他人。借款人无法偿还时，相关损失由主管领导承担连带责任，若存在特殊情况，由借款人或主管领导写出书面申请，按法定代表人批示的意见办理。 2）借用备用金额度，由所在部门根据实际业务和本办法规定的额度标准进行合理核定，同时每半年对使用人员、额度和用途范围审定一次，审定结果报财务部门备案。 3、使用备用金 各部门若有购买或支付需求时，使用人必须提前申请，注明用途。 1）使用金额在1000元以内，需经部门负责人签字批准； 2）使用金额大于1000元小于申请备用金的需经二级领导签字批准； 3）使用金额大于申请备用金金额以上的申请需经过总经理签字批准。 备用金管理员可根据申请支付相应的资金，完成支付，由资金使用人签字确认。备用金管理员必须收好所有的申请，做好存档工作。 注：此处账务报销经过公司二级领导审批即可，无需总经理签字。 4、账务清理 1）所有账务的使用完成后，应向资金使用人索取发票或收据，并核实公司抬头、对方单位、部门负责人签字、品名、金额、数量等。对于不符合要求的发票有权拒付。备用金管理者应做好账务统计工作，所有账务从使用到报销必须保持在一个月之内； 2）资金管理员每月底将本月的费用进行统计汇总后，交由财务进行冲账，财务在接到冲账单据时，需对单据再次进行核对，确保其准确无误后给予冲账处理，并按照备用金冲账金额给予备用金管理员备用金补充； 3）公司或部门备用金管理员每月必须做好资金使用明细报表，每季度需和公司财务进行一次对账处理，财务需查看每笔资金使用申请，确保公司账务准确无误； 4）备用金管理员应每半年对备用金全额冲账和还款，由公司财务和备用金管理共同进行处理，清零后财务按照申请时间，应重新办理申请审批手续。超出规定期限不冲账或不还款者，财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额外，可按每日1%的比例扣罚滞纳金。 5）对于临时出差借款的，应自返回公司之日起一周内到财务部门办理报销冲账和还款手续。其他临时业务借款的，应自借款之日起二十日内到财务部门办理报销冲账和还款手续。 6）借用备用金人员应在规定期限内及时冲账和还款，超出规定期限一个月不冲账或不还款者，财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额外，可按每日1%的比例扣罚滞纳金。 7）财务部门的备用金管理人员每月末对备用金台账进行核对盘点，及时督促借款人冲账和还款。 8）借用备用金员工在工作变动或离职时,人力资源部门须及时书面通知财务部门核对调整相关财务手续,待财务部门反馈后方可办理员工变动或离职。 本办法未定事项，按惯例或会计一般处理原则办理。