公司最通用文件管理制度.doc

公文通用文件 第五条 起草公文要求。 一、起草必须使用办公室统一的文件格式。 二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。 三、凡以“上（*）发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。 四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。 五、传递秘密公文时，必须采取相应的必威体育官网网址措施，确保文件安全。 第六条 收文处理程序。 公司处理来文程序应注意： 一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。 二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。 三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。 四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见“第六条 收文处理程序”。 第七条 公文立卷、销毁。 一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。 二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。 三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。 四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。 附件1-1：公司级文件格式 秘密等级 紧急程度 ########有限公司文件 上发[年份]××号 签发人：××× [标题字号：小初号黑体字，红色。。发文字号：4号仿宋－GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。] [空一行] 关于××××××的决定 [公文标题：用3号仿宋－GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“ ”和书名号《 》外，一般不使用其它标点符号。] [空一行] ××××××、×××××： [主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋－GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。] ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 （空一行） 附件：1. 2. （空一行） ××××年××月××日 [时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全] （加盖公章） [公文正文：为小4号仿宋－GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。] [页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。] [公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。 如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过2mm-4mm，用印必须清晰、端正。] （此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm） 题词[小4号黑体字]：×× ×× ××[小4号仿宋体字，词目之间空1字] 发 送：×××、××× [小4号仿宋－GB2312字，词目间顿号] 校 对：××× [小4号仿宋－GB2312字] ########有限公司 ××××年××月××日印发 [小4号仿宋－GB2312字制文时间，数字小写] 附件1-2：部门主办的公司级文件格式