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公司标准公文模板制作方法(示例)
首先打开Word,进入Word窗口界面。
一、设置页面
△格式要求:
公文用纸采用定量为60g/m2~80g/m2的胶印纸或复印纸。一般采用A4型纸,成品幅面尺寸为210mm×297mm。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。
公文页边与版心尺寸:天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
排版规格:正文使用三号仿宋字体,一般每页排22行,每行28个字。
◇制作设置方法:
1.选择“文件”菜单,选择“页面设置”。
2.选择“纸张”附签,选择纸张类型为A4。
3.选择“页边距”附签,选择方向为“纵向”,将页边距分别设置如下:上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
4.选择“文档网络”附签,选中“指定行和字符网格”,设置“每行”为“28”个字符,“每页”为“22”行。
5.选择“文档网络”附签,选中“字体设置”,设置“三号”、“仿宋”。
二、设置页码
△格式要求:
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
◇制作设置方法:
1.选择“文件”菜单,选择“页面设置”。
2.选择“版式”附签,设置“页眉1.27厘米”、“页脚2.45厘米”
3.选择“插入”菜单,选择“页码”;
4.设置“位置”为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”为“外侧”。
5.双击选中页码,将字号设置成“四号”,然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“-”,并与页码之间空一半角空格,设置左右缩进2字符。
三、设置版头
(一)设置公文份数序号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度
△格式要求:
如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
如需标注密级和必威体育官网网址期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;必威体育官网网址期限中的数字用阿拉伯数字标注。
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度,按照份号、密级和必威体育官网网址期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
◇制作设置方法:
1.公文份数序号:“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号,可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。
2.设置密级和必威体育官网网址期限:在第2行输入“秘密★5年”,秘密两字之间空1字,字体设置为3号黑体。(可根据修改密级和期限)
3.设置紧急程度标识:按国家标准规定设置,根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。操作方法同上。
(二)设置发文机关标识
△格式要求:
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
◇制作设置方法:
1.在版心第4行输入发文机关标识,如“常州市公共交通集团公司文件”。
2.设置该行文字字体为“小标宋”,字体颜色为“红色”,字号为“40磅”,字符间距紧缩3磅(缩放比例可根据字数多少进行调整,以美观大方为准则)。
3.设置该段落为“分散对齐”,设置段落行距为“固定值50磅”。
(三)设置发文字号
△格式要求:
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
◇制作设置方法:
1.发文机关标识下空二标准正文行,输入发文字号,如“常公交﹝2012﹞1号”。注:必须是六角“﹝﹞”括号,而不能是“[ ]”括号。
2.六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号“﹝”、“﹞”后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。
3.设置该行文字居中;设置字体为仿宋,字号为3号。
4.如果是上行文,还需要标识签发人姓名。
设置上行文发文字号和签发人标识:设置发文字号为左对齐,并空1个字;输入“签发人:XXX”,并设置 “XXX”三字为三号楷体字,居右空1字。
(四)设置版头分隔线
△格式要求:
发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。
◇制作设置方法:
1.首先选中“视图”——“工具栏”——“绘
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