公司采购流程管理制多度2.docx

公司采购流程及管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。一、请购及其规定1. 请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2. 请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：⑴请购的部门；⑵请购物品所属项目；⑶请购的用途；⑷请购的物品名；⑸请购的物品数量；⑹请购的物品规格；⑺请购物品的样品、图纸或技术资料等；⑻请购的物品的要求时间；⑼请购如有特殊需要请备注；⑽请购单填写人；⑾请购部门主管；⑿采购部审核；⒀财务部审核；⒁总经理审核。3. 请购单及其提报规定⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；⑵固定资产申购按照《固定资产购置申请表》的格式进行填写提报；⑶其他材料设备及工程项目申购按照《物资采购申请表》的格式填写提报；⑷日常零星采购按照公司印制的按照《物资采购申请单》的格式填写提报；⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交；⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以填写《加急申请单》并电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。4. 公司物资请购单的提报部门⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二. 请购单的接收及分发规定1. 请购的接收要点⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2. 请购单的分发规定⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；⑵对于紧急请购项目应优先处理；⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3. 采购周期的规定⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；⑷遇到领导不在或者出差又急需采购情况时，应以短信、电话或者其他方式等汇报公司领导采取快速优先采购的策略，事后要将《加急、特急采购申请单》等手续补齐。三. 询价及其规定1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3. 对于紧急请购项目应优先处理；4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四. 比价、议价1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。五. 比价、议价结果汇总1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；2. 比价、议价结果汇总应按照《询价汇总表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。六. 合同的签订及其规定1. 合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。⑴合同正文应包含的要素1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点；2) 采购物品/项目的名称、规格