《怎样在excel中对数据进行分类汇总.docx

怎样在Excel中对数据进行分类汇总当需要在Excel中对数据进行分类计算时，除了使用数据透视表，还可以使用分类汇总命令。与数据透视表不同的是，它可以直接在数据区域中插入汇总行，从而可以同时看到数据明细和汇总。下面是分类汇总的使用方法：??? 在进行分类汇总前，需保证数据具有下列格式，即数据区域的第一行为标题行，数据区域中没有空行和空列，数据区域四周是空行和空列，如下图是几种商品在一些城市的销售数据。另外，如果数据区域在应用分类汇总前已被设置成Excel 2003列表或Excel 2007表，需将其转换为普通区域。因为对于Excel 2003列表或Excel 2007表无法使用分类汇总。一、仅对某列进行分类汇总例如上例中需要对各城市的销售量进行分类汇总，方法如下：??? 1. 首先对数据按需要分类汇总的列（本例为“城市”列）进行排序。???选择“城市”列中的任意单元格，在Excel 2003中单击工具栏中的排序按钮如“A→Z”。在Excel 2007中，选择功能区中“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“A→Z”按钮。??? 2. 选择数据区域中的某个单元格，在Excel 2003中单击菜单“数据→分类汇总”。如果是Excel 2007，则在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”。??? 3. 在弹出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”下选择“城市”，在“汇总方式”中选择某种汇总方式，可供选择的汇总方式有“求和”、“计数”、“平均值”等，本例中选择默认的“求和”。在“选定汇总项”下仅选择“销售额”。??????? 4.单击确定，Excel将按城市进行分类汇总。?????二、对多列进行分类汇总??? 如上例中需要同时对“城市”列和“商品名称”列进行分类汇总，可以插入嵌套分类汇总。??? 1.对数据进行多列排序，即进行多关键字排序。??? 首先选择数据区域中的某个单元格。??? 在Excel 2003中，单击菜单“数据→排序”。弹出“排序”对话框，其中主要关键字选择“城市”，次要关键字选择“商品名称”，其他选择默认。???????如果是Excel 2007，在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“排序”命令，在弹出的“排序”对话框中，单击“添加条件”按钮添加次要关键字排序条件，然后主要关键字选择“城市”，次要关键字选择“商品名称”，其他选择默认。??????? 2.对“城市”列进行分类汇总（外部分类汇总）。??? 按上述方法打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“城市”，在“汇总方式”中选择默认的“求和”，在“选定汇总项”下仅选择“销售额”。单击“确定”。??? 3.对“商品名称”列进行分类汇总（嵌套分类汇总）。??? 再次打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“商品名称”，取消选择“替换当前分类汇总”，单击“确定”。??????? 这时Excel将按“城市”列和“商品名称”列对“销售额”进行分类汇总。??????? 如果不需要显示明细数据，可以单击左侧的分级显示符号，如本例中右上角的数字和左侧的减号来隐藏明细数据。?????三、删除分类汇总??? 在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”即可。????