《成功的会议案例GMIC.docx

GMI5月10日-11日在北京国家会议中心召开的第四届全球移动互联网大会(GMIC 2012) 在众人瞩目下落下帷幕。GMIC2012以“跨界、融合、变革”为主题涉及全球移动互联网产业的巅峰对话、G20闭门峰会、全球创新展览展示、开发者星球大会、创新大赛、企业拜访、GMIC社交专区、GMIC之夜等多项活动，有近5000名行业精英以及企业高管汇聚一堂。会鸽作为专业会议服务商有幸参与了GMIC全球移动互联网大会的现场服务，深切体会到一场成功的大会凝聚了组织者的心血、工作人员的辛勤劳动及志愿者的无私付出和爱心奉献。准备会议尚未开始，许多GMIC工作人员已经几天没有睡上好觉了。负责注册报名的Nnamdi 和Maxim 忙碌着核对嘉宾、媒体、参与者名单。8号深夜Maxim赶到我们旅店，把最后一批嘉宾、媒体、参与者名单交给我们。9号清晨Maxim要接待、从国外来参会的嘉宾，组织他们参观中国的移动互联网企业。望着Maxim离去的身影，我想：“又是Maxim的一个不眠之夜”。9号清晨，阳光刚刚升起，我们就到了国会中心。蓝天白云，多好的天气呀。国会中心外面静悄悄的。会鸽团队一迈进国会中心，已是人声鼎沸。场地总监方敏和他的工作人员彻夜奋战，装潢布置在紧张进行。 展区布展还在进行VIP贵宾休息室快要完成了在会议现场指挥官Lisa的细致按排下，会鸽的临时办公室设在了408。我们在这里与长城会工作人员度过了难忘的3天。 408外景 408内景上午11点，GMIC主席宋炜亲自到408会鸽临时办公室，查看会鸽制作的NFC电子会议证。宋总看后，非常满意。说到会议证的制作，要说一个小故事。去年宋总和会鸽常总商谈合作事宜时，就对会议证的制作提出了要求：“要做一流的”。常总表示：“?一定会让宋总满意。”打印机选用了最好的美国斑马证卡打印机，但原装色带在中国缺货。常总为此飞到美国，把原装色带买回来，确保会议证的打印效果。网易记者对会议证有一个特别报道：/12/0514/04/81EI8DS9000915BF.html/12/0514/04/81EI8DS9000915BF.html签到下午2点预注册开始了。志愿者早已经在会议现场总监Lisa和邑色传媒张春雨的指导下各就各位。迎接嘉宾。会鸽技术总监Milo和产品总监Sam也坐镇签到处，随时协调解决可能出现的问题。 签到处 静迎嘉宾会鸽技术总监Milo和产品总监Sam坐镇签到处会鸽常总坐镇VIP签到处GMIC此次对预签到做了很大推动，通过短信提醒，神秘礼物等宣传推广手段效果非常好。预先来签到的达到28.2%。做的非常成功。预签到从一定程度上减轻了正式签到当日的签到压力，也可以通过预签到发现问题，调整流程和方案。在9号下午的预签到过程中，我们就发现了一个问题：会鸽签到系统采用的是在线模式。所有数据实时同步到会鸽云端服务器。组织者可以通过在线和手机客户端实时查询签到情况。但国会中心的网络出现了4，5次断线的问题。直接影响到签到效果。晚上10点长城会CEO文总一结束VIP晚宴就赶到408会鸽办公室商议如何保证明天的签到顺利进行。会鸽常总和文总听取了各方意见决定启动离线模式签到。10号GMIC会议正式开始，由于各个方面完善的准备与协调，签到顺利进行。在这里要特别感谢志愿者，感谢邑色传媒张春雨，感谢长城Lisa，感谢宋总和文总的支持与关注。午餐GMIC2012的另一个特点是通过参会证有效管理午餐。不用另外分发午餐，嘉宾是否能够就餐通过胸卡扫描就可知道。另一方面，就餐人数也可以实时同步上来。长城会薄总专程到午餐厅来体验。薄总佩戴的是工作人员会议证，扫描结果：“不能在此就餐”。薄总赞赏：“好，是我们需要的结果”。 展望3天的活动一瞬间就已经过去。回头望去，会鸽有很多地方可以改进，以进一步减少工作人员的工作。尤其是现场实时制作会议证，可以免去会议证查找的时间，同时也无需事先导出参与者名单。我们体会到很多嘉宾是到最后一分钟才能够确定的，而且参会者信息也会变化。现场实时制作会议证，可以避免所有这些问题。我们也意识到使用同一个平台从活动发布、注册报名、市场营销、工作人员的管理、沟通到与会者的反馈和现场签到管理，集中在一个数据库下的重要性和必要性。感谢长城会文总、宋总和薄总以及长城会团队的全体工作人员，特别是Lisa、方敏、Nnamdi 和Maxim的多方面的支持和协助。我们期盼着2013年为GMIC提供包括线上和现场的全方位面服务。2013GMIC再见。