《打印工作表.doc

打印工作表 本章要点： 打印预览 打印设置 工作表打印 打印预览 Excel 2000中由于采用了“所见即所得”的技术，我们可以对一个文档在打印输出之前，通过打印预览命令或全真查看模式在屏幕上观察文档的打印效果，而不必经过先打印输出，再修改这一繁琐过程了。用户可以在进行实际打印之前，先在屏幕上进行打印预览，查看分页、页边距及打印格式等，对感兴趣的某个区域还可以进行缩放显示，以便更仔细地观察，如果有问题，你可以及时修改、调整，而不用浪费时间、浪费纸张了，真可谓“多快好省”。 12.1.1 预览方式 Excel 2000提供了两种打印预览方式：“打印预览”和“分页预览”。“打印预览”可以相当逼真地从屏幕上看到实际打印效果，并且可以直接进行修改和打印；“分页预览”可以清楚地标示出打印时的实际分页位置，并且可以根据需要直观地拖曳分页线。 一、打印预览 切换到要打印的工作表中。 选择下列操作之一： ●在“文件”菜单中选择“打印预览”命令。 ●在“常用”工具栏中单击“打印预览”按钮。 进入“打印预览”对话框，在屏幕对话框底部的状态栏上将显示选定工作表的总页数和当 前页码，如图12.所示。 “打印预览”对话框 此对话框中各种操作按钮的作用如下。 表8.1 操作按钮作用 按钮 作用 显示工作表的下一页。 显示工作表的上一页。 可以使工作表在全页视图和放大视图之间切换。“缩放”功能并不影响实际打印时的大小。 设置打印选项，然后打印选定的工作表。 对控制工作表打印外观的选项进行设置。 显示或隐藏用来拖曳调整页边距、页眉和页脚边距以及列宽的控制柄。 单击“分页预览”按钮，可以切换到分页预览视图。 关闭打印预览对话框，并返回活动工作表的以前显示状态。 二、分页预览 切换到打印的工作表中 选择下列操作之一： ●在“视图”菜单中选择“分页预览”命令。 ●在“打印预览”对话框中单击“分页预览”按钮。 屏幕出现一个操作说明提示框，如图12.所示。 分页预览使用说明 单击按钮后，即可进入分页预览界面，屏幕上会用一条蓝色虚线作为分页符，如图12.所示的。 分页预览实例 如果用户感觉到分页的位置不适当，可以用鼠标拖曳这些分页符到适当的位置，释放 鼠标即可重新调整分页。 12.1.2调整页边距和页眉 二、调整页边距 进入打印预览对话框。 单击“页边距”按钮，在显示的对话框中出现一些虚线条，这些线条代表所设定的上、下、左、右、页眉和页脚的位置，如图12.所示。 调整页边距 将光标放在要调整的页边距线条上，按住鼠标向适当方向拖曳，结果如图12.所示。 调整页边距实例 三、调整页眉/页脚的位置 在“打印预览”对话框中，页眉/页脚的四周有一个虚线线条围成的框，将光标放在虚线线条上，按下鼠标左键不放，拖曳鼠标到适当位置，再释放鼠标即可改变页眉/页脚的位置, 如图12.6所示。 调整页眉位置实例 打印设置 12.2.1 打印机的安装和设置 一、安装打印机驱动程序 在打印之前，要确保你的计算机和打印机相连接，而且，在Windows 95/98中已安装此型号打印机的驱动程序，否则就需要按照以下步骤来安装其打印驱动程序。 在 Windows 95/98的“开始”菜单中，将鼠标指向“设置”子菜单，然后单击“打印机” 命令，进入如图12.7所示的“打印机”对话框。 添加打印机 如果要使用的打印机没有在“打印机”对话框中出现，双击“添加打印机”图标进行安装。 按照“添加打印机向导”中的提示进行操作。 二、设置默认打印机 用户执行打印命令后，如果你安装了多个打印机，则将在“设为默认值”的打印机上打印出来。 在 Windows 95“开始”菜单中，指向“设置”子菜单，然后单击“打印机”命令。 在希望设置为默认打印机的打印机图标上单击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的“设置为默认打印机”，如图12.8所示。 设置默认打印机 如果打印机图标的旁边有一个标记，则该打印机即被设置为默认打印机。 三、设置进纸方式 如果你不是用连续打印纸来打印多页的工作表，在换纸时很可能会出错，这点我们在实际使用中经常遇到，解决问题的方法是将纸张来源设置成“手工送纸”。 按Ctrl＋P将，打开“打印”对话框。 单击“属性”按钮，打开“属性”对话框。 在如图12.9所示的“纸张来源”列表框中选择“手工送纸”。 设置纸张来源 单击按钮，关闭对话框即可。 打印一张纸后，换好另一张纸，按回车键继续打印。 说明： 要使所有的软件在打印时都采用这种方式，就需要在“开始”菜单中对打印机进行设置。 12.2.2 设置打印选项 一、打印行号和列标 　　行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置。行号就是工作表中每一行左侧的数字；列标就是工作表中