《数据有效性的应用.doc

技巧1??在单元格创建下拉列表? ?有许多新手在EXCEL中第一次见到下图所示的下拉列表时，都以为是程序做的，当他们知道图中下拉列表只是一个普通的利用数据有效性完成的EXCEL技巧时，他们会觉得很惊奇。? ?那么，现在我们一起学习一下，怎么利用数据有效性来做个下拉列表吧：第一步??在一个连续的单元格区域输入列表中的项目,如图中E7:E11有个商品名称的表第二步??选中A2单元格，单击“菜单”——“数据”——“有效性”,在“数据有效性”对话框的设置选项卡中,在“允许”下拉列表中选择“序列”项.第三步??在来源框中输入“=$E$8:$E$11”（或输入“=”号后，用鼠标选中E8:E11）第四步??勾选忽略空值与提供下拉箭头复选框,如图所示第五步??单击确定按钮,关闭数据有效性对话框.??这样,就能实现第一张图所示的效果了。??如果列表的内容较少,或者不方便在工作表中输入列表项目,也可以省略上述的第一步,然后将第三步的操作改为:直接在来源框中输入列表内容,项目之间以半角的逗号分隔.如图所示??在一般情况下,数据的有效性中的序列来源,只能引用当前工作表中的单元格区域。　如果希望能够引用其他工作表中的单元格区域,则必须先为单元格区域定义名称,然后在来源框中输入名称.　例如,将另一张工作表中的A2:A10区域，名称定义为“SPMC”,然后在“数据有效性”的“来源”框中输入“=SPMC”。?当我们需要对表格中的项目进行特别说明时,常常会使用EXCEL的批注功能。给单元格做批注的方法，这里不多浪费时间。而给大家介绍一下另类批注：??使用批注多了，我们会发现EXCEL的批注也有不足之处:　一、批注框的大小尺寸会受到单元格行高变化的影响;　二、批注框的默认情况下，是只显示标识符。必须把光标悬停在单元格的上方批注内容才会显示出来，否则即使当单元格处于活动状态时，它也不会显示;　三、是在上面2种情况的共同作用下，加上拆分（冻结）窗口下的插入、拖曳等工作表操作，会导致批注的位置远离原来的单元格，而被主人遗忘，并随着主人对单元格的复制或格式刷操作而被大量复制，这也是造成文件增肥的主要原因之一。我曾经为一个会员给他的文件减肥时，从表里找出3500多个远离母单元格的批注弃儿，最终我通过删除这些个“批注弃儿”，帮那个会员给文件容量缩减了2/3之多。　言归正传，说说数据有效性??　利用数据有效性功能，我们可以实现另类的批注效果，克服以上不足。第一步：选定单元格，如C1。第二步：单击菜单数据-有效性,在数据有效性对话框的输入信息选项卡中,勾选选定单元格时显示输入信息复选框,并在标题和输入信息文本框中输入相应内容.如图所示 2011-1-13 19:53:46 上传 下载附件 (66.34 KB) 第三步:单击确定按钮,关闭数据有效性对话框.? ?设置完毕后,当此单元格处于活动状态时,就会显示刚才输入的内容,效果如图所示??用鼠标左键按住上图中的提示框,可以将它移动到工作表中的任何位置.更重要的是数据有效性不管你对多少单元格设置，设置的内容有多少变化，它都只会产生一个提示框。只是选中不同的设置的单元格，显示不同的内容，不会如批注一样产生大量的对象增加文件容量。　当然数据有效性做的批注也有它的缺点，格式单调，输入的字符有限，也欠美观性等等。技巧三??结合函数完成可切换的动态下拉列表??在通常情况下,当用户使用数据有效性时,只能处理一组数据来源。而在某些场合中,数据来源不止一组,如果能有某种方法让下拉列表根据给定的条件来展现就好了。　现在让函数帮助数据有效性完成这可切换的动态下拉列表吧：??如图所示，E1:G7 有3列分别为“英文”、“数字”、“中文”的3列字段现在要根据A1单元格的值，让A3单元格的下拉列表分别展现不同的下拉列表第一步：选定A3单元格，单击菜单“插入”——“名称”——“定义”,在“定义名称”对话框中如图所示，写入名称“SPMC”，引用位置输入公式“=CHOOSE(MATCH($A$1,$E$1:$G$1,),$E$2:$E$7,$F$2:$F$5,$G$2:$G$4)”，单击“确定”。第二步：选定A3单元格，单击菜单“数据”——“有效性”，在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中,在“允许”下拉列表框中选择“序列”；第三步：在“来源”框中输入:“=SPMC”；第四步：勾选“忽略空值”与“提供下拉箭头”复选框，如图所示，单击“确定”按钮。? ? 现在当用户在A1单元格中分别输入“英文”、“数字”、“中文”时,A3的下拉列表框中会出现不同的展现不同的下拉列表，分别对应不同的数据??从本实例可以看出,当设置数据有效性时,序列来源不