《文件及资料编写格式规范.doc

文件及资料编写格式规范 发行 单位 品质部 发行日期 生效日期 制 订 审 核 核 准 刘双球  文件修订记录 章节编号 旧版本号 旧版次号 修订 日期 旧版本号 旧版次号 必威体育精装版版本修、增订或删除内容纲要 修订人 目的: 规范各系统手册文件、程序文件等相关文件之文件编写格式,以便使用格式统一化。 适用范围： 适用各部门系统文件与管理文件之制作与编写。 相关权责： 各部门主管级以上人员：确认部门须建立之文件和表单。 编写单位：依本规范书之规定编写文件和表单，经部门主管级(含)以上人员审核。 文控:负责全厂文件的编码及会签前格式检查确认,其它作业参考《管理体系文件控制程序》作业。 名词定义： 无 5. 作业流程: 无 6. 作业说明: 6.1 一阶文件（各系统手册文件: 如质量环境职业健康安全管理手册）之编写格式如下: 6.1.1质量环境职业健康安全管理体系: (1) 目录 (2) 公司简介 (3) 各要素简介之章节编号规定为: 目 的 适用范围 职 责 实施步骤 相关文件 6.1.3 其它系统: 除公司简介之外,可依各系统要求事项订定各要素纲要。 6.2程序书格式: 作业程序书的封面须使用附件一之格式制作,方框边界大小为上、下、右各1.5CM,左边界为2CM.所包含内容为: (1) 公司名称 (22号，粗宋体)与文件名称(20号，粗宋体) (2) 发行单位 (3) 发行日期 (4) 生效日期 (5) 发行版本/版次 (6) 签署栏 (7)收文单位与文件编号 (8) 页次 6.2.2 程序书的序页则采用附件一之格式编写，第『5』节作业流程图（包括作业说明）部份，行距为15pt，字号为12号，其余文件内容字号为12号,宋体，段落之间的距离为25pt。 6.3 作业程序书的内容:所有作业程序须依下列架构、内容编写。 6.3.1 目的:编写文件的目的或意图; 6.3.2 适用范围:叙述作业程序书适用之区域、部门、人员或业务范围; 6.3.3 相关权责: 叙述涉及该项业务范围之人员(职称)或部门之权责;. 6.3.4 名词定义:说明一些不常用或易混淆的字义; 6.3.5 作业流程及相关说明:叙述作业程序步骤的流程或图解,针对作业流程图; 而进行的详细说明，分析与讲解，并注明相关权责单位及相关记录; 6.3.6 相关文件:详细登录一切与此项作业相关的文件名称; 6.3.7 附件:将程序书中所叙述本程序文件引出的表单，用清单逐一列出。 6.4 作业程序书之章节编号及其它规定: 6.4.1 章节编号规定如下: 1. 目 的: 2. 适用范围: 3. 相关权责: 4. 名词定义: 5.作业流程及说明: 流程图 作业说明 相关权责单位 相关记录 6.4.2文件管制作业流程说明图: 表示事件或活动之起始和结束 表示事件进行之顺序、方向 表示决定性之过程 表示阶段性事件或活动之叙述 表示各页间承上启下之连结作用，第一页和第二页间用 ，第二页和第三页间用 ，依此类推。 6.4.3 每一个章节要素编号用宋体加粗，12号字体,章节不超过三码为原则，如有超过者以(1)、(2)代之，若(1)、(2)下面另有内容时，则以英文大写A、B代之，如下面还有副标题时由a、b、c代之。 6.4.4任何程序书均依『6.3.』节中所规定之项目及顺序编写不得变更，若没有或无法详载『名词定义、相关文件或附件』时，则可在该段落填『无』表示。 6.4.5 一、二阶文件之编写格式依上述规范进行；三阶文件原则上依6.3、6.4作业,但也可依其工作性质决定其书写格式。 6.4.6一整份文件如需分开张贴到各机台或现场，则文件的每一页都必须有发行日期。 6.5 表单记录编写格式一般规定如下: 标示名称 字体 大小 所处位置 深圳市力可普尔电子有限公司 粗宋体 22 抬头最上方,中间处 / 高度:0.5cm 宽度:3.01cm 抬头左上角处,与盖受控章平齐 表单名称 宋体 18 公司名称之下,处列中间 表单编号及版本号 宋体 12 在页眉编 6