《文件和资料管理程序30.doc

平原EPC项目 文件和记录管理程序 项目程序:PYEPC—05 山东电力建设第一工程公司 REV 版次 DATE 日期 REASON FOR ISSUE 修订原因 BY 编制 Chk’d 审核 APPR 批准 01 2011.5.20 张希 齐书强 王本喜 孙华强 1 目的 为了明确文件的接收、批阅、传阅、归档及文件的编制、审核、签发、编号、发送及归档过程，旨在规范各类文件的管理，使之环节合理、运作严密，提高工作效率，实现文件管理程序化、规范化和标准化，保证与工程有关的每项活动的严肃性及可追溯性，特制定本程序。 2 范围 本程序适用于平原项目EPC管理总部的工程文件管理工作。 受控文件和资料范围：技术文件、技术资料及记录。 3 文件管理 3.1 管理文件 3.1.1 接收外来工程信函、管理文件时，文件管理员收到的文件及时登记，填写“文件和资料接收登记表”（见附件1），再填写文件处理单交总经理批示，文件管理员根据领导批示意见将文件发至相关人员，将收到的文件原件存档管理。 3.1.2文件管理员将文件传达给主办人，督促办理情况。主办人按经理批示执行，并在传阅单上签字。 3.1.3文件管理员一般文件要在1个最迟2个工作日内传达到主责人，急件要在1个工作日或领导要求及时传达到主责人。 3.1.4需发放时，填写“文件和资料发放登记表”（见附件2），建立发放台帐。 3.2 发文 3.2.1发文要求 使用标准A4纸型，使用标准格式，页码在页脚居中，段落、空格、标点符号使用准确。对外单位联系使用对外信函格式（见附件3），合同执行过程中使用工作联系单（见附件4），重要会议的发文使用会议纪要（见附件5）。 3.2.2信函 a.中文信函，发件人用标准发文格式来完成文件的起草，文件编写完成后向文件管理员索要文件编号，总经理审核后在纸版文件签字确认后发出。 b.对业主方需发中英文信函时，发件人使用电子版标准信函格式起草中文信函，总经理审核中文稿，发函人向文件管理员索要发文编号，经翻译专工翻译成英文后，发出。 c.发函人将文件的纸版及电子版交文件管理员。 （1）对外重要的事项发文发传真或快递方式送达。 （2）对内发文可通过OA或E-MAIL发文件的电子版。 3.2.3工作联系单 发函人用标准发文格式来完成文件的起草，文件编写完成后向文件管理员索要文件编号，分管经理批准后在纸版文件签字确认后发出。发函人将文件的纸版及电子版交文件管理员存档。 3.2.4会议纪要 召开的工程联络会、例会等，由组织的专工负责组织填写会议签到表，起草会议纪要，编写完成后向文件管理员索要文件编号，分管经理审核后在纸版文件签字确认后发出。发函人将纪要和签到表的纸版及电子版交文件管理员存档。 4 图纸等技术资料管理 4.1接收 接收图纸、光盘、设计变更等技术项目资料时，文件管理员负责登记，填写“文件和资料接收登记表”，建立纸版和电子版台帐。 4.2审核 文件管理员负责对照交接清单核对所接收的图纸与技术文件。 4.3传递及分配 4.3.1设计院图纸与技术文件的传递 4.3.1.1设计院通过车送或其它方式将纸版图纸及技术文件提交管理总部，管理总部再发至项目工地。 4.3.1.2设计院纸版图纸的传递份数为：初步设计阶段，管理总部3份，现场10份；施工图设计阶段，管理总部3份，现场13份；竣工图阶段，管理总部2份，现场8份。 4.3.2 设备厂家图纸与技术文件的传递 设备厂家将设备的图纸与技术文件纸版16份、光盘4份。送至项目现场纸版12份、光盘2份；邮至管理总部纸版4份、光盘2份。设计院需要的设备厂家图纸、技术文件由管理总部发放。 4.3.3 与业主、监理方图纸与技术文件的传递 由项目工地把图纸与技术文件送达业主方、监理、管理公司、协作队伍等有关单位，并做好发放记录。 4.3.4图纸和技术文件的内部传递 4.3.4.1管理总部与现场间需通过捎带、快递等方式传递图纸与技术文件，由文件管理员填写图纸技术文件传递单（附件6），传递人在核对图纸与技术文件后发放，传递单原件随图纸与技术文件发往目的地，并负责通知资料管理人员。 4.3.4.2接收方收到图纸与技术文件后，按传递单核对，并在传递单的接收人一栏内签字，如核对无误，选择第1）项“与图纸技术文件传递单内容一致”；如核对后发现有问题，选择第2）项“与图纸技术文件传递单内容不一致”并填写“存在问题”。 4.3.4.3如接收方可自行解决存在的问题，由接收方填写“问题处理结果”，并将传递单传真至对方。 4.3.5按主合同及分包合同、技术协议等来确定图纸的分配。原则上管理总部保留2份，经营管理部1份，其余的图纸发放至项目工地。由项目工地负责把图纸分发到