《文员工作规范及流程.doc

小二黑南京销售中心 文员工作规范及流程 一、目的 规划日常工作流程及工作产出，全面、及时、准确的了解一线动态，给予各部门全面配合及专业支持。 二、沟通方式 1、邮箱：主要工作对接方式，目前为公司公用邮箱xiaoerheishipin@163.com； 朱燕邮箱：xehhrzy@163.com，以后所有报表性作业及要求整合的数据均为邮件发送。 2、即时通讯群：文员QQ群、南京销售中心QQ群； 3、电话：手机保持畅通，随时提供支持； 4、面谈及会议：日常工作中随时协助城市经理解答员工问题，及时了解员工动态；尽可能参加办事处会议，了解更多需支持的工作内容。 三、工作规范 1、招聘流程 因目前市场整合需要，年度预算人员编制需调整，但每月人员编制有确定，办事处需根据每月编制数进行人员的调整及招聘，一般情况不能更改，若有特殊情况需增加月度编制，需销售中心负责人签批同意。人力资源部以此为依据进行招聘计划的安排和协调，各办不允许出现超编情况。 因办事处工作地分散及销售员工本地化的思路要求，故销售人员的招聘工作可以由办事处负责人在当地市场跑线过程中的挖角配合网络及现场招聘会同时进行。 2、面试及入职流程 面试主要按以下流程进行： 销售主管面试—城市经理面试（需在登记表中签名并记录对此人的面试综合意见）—总经理面试（或总助面试）—推荐至人力资源部—人力资源部面试（可电话面试，面试通过即告知其公司制度及薪资，若可行，即通知员工准备入职资料）—单据递梁总签批—通知办事处文员可安排入职，入职前将入职资料提交至人力资源部。 员工面试必须遵从两级原则，业务级员工需主管面试然后经理面试，主管级员工经理面试通过后还需销售中心面试。 为简化入职流程及体现招聘面试效率，自8月1日起取消《应聘登记表》，员工初试可直接填写《员工人事资料登记表》，入职资料有《员工人事资料登记表》、身份证复印件、最高学历证书复印件，经理级需增加上家单位离职证明及证明人证明电话，因登记表之前已推荐至人力资源部，故只需附其它资料即可，人力资源部资料齐全后即通知员工入职日期，同时通知办事处文员协助配合安排新员工工作地点、考勤等其它事宜。 注意：入职资料必须保证完整及按规定要求填写方可递单，否则一律退单处理； 严禁办事处自行通知员工先行入职，入职日期由人力资源部统一安排，每月入职日期截止至25号。 3、新员工入职培训 新员工入职后一个月内安排新员工入职培训，时间安排跨度为每月20-25号，主要培训内容分为：公司介绍、产品介绍、公司制度、薪酬福利、员工手册以及销售业务类的培训。公司介绍类的培训讲师为各办文员，销售类的培训讲师为各办负责人，后期人力资源部会下发新员工入职培训PPT课件，培训签到表及试卷，每月26号递交培训签到表传真件，签到表原件26号寄人力资源部。（销售类培训课件后期需跟进人员制作） 4、晋升/异动流程 员工晋升为职务晋升，生效日期仅为每月1号。 月度绩效考核若连续三个月评定为“优”的员工，办事处可考虑安排其晋升事宜，《职务变动审批表》附件3的个人意见处，需详细填写上三个月的月度绩效得分及平均分值，经销售中心领导审批及人力资源部审核通过后方可生效。生效日期全部为次月1号。 员工异动为工作地点的变更，生效日期每月两次，即每月1号、15号。 若员工同意进行办事处对办事处的工作地的变更，称为异动，员工需在《职务变动审批表》附件3的个人意见处填写如下：“本人同意并遵守公司以上工作调动安排”。 5、离职流程 试用期内员工若想离职，需提前三天提出，转正过后的员工需提前一个月提出，需上级领导同意后安排人员进行交接，完成交接后方可离职。员工不可不进行交接或者上级领导不同意的情况下擅自离职，涉及费用等情况一律工资缓发，等交接清楚后工资再解缓。 按员工手册内容员工违反公司制度辞退或开除以及自动离职的员工，办事处文员代其写《辞（退）职员工结算单》附件4，离职原因处写上“开除、辞退、自动离职”，还需写上工资是否需要缓发”。 6、递单要求 （1）人事单据递交时间为每日的下午两点半前，各办文员将已审核无误的单据一次性传真至蒲怡处，并核对是否有全部收到并做好记录（电子版，记录传真单据内容，时间），蒲怡于下午三点前递交人力资源部整天收到的单据，蒲怡处两点半之后概不收单。（紧急或特殊单据除外，可直接告知人力资源部） （2）所递交之单据为此次下发新版本，如所递交之为旧版本，需更改后重新递交签批。 （3）所递人事单据，要求字迹清晰明了，不可潦草书写，对于所递交上来的资料无法识别的，需重新递交清晰版本。 （4）人事单据共分为： 《每月递交时间规定表》 附件1； 《员工人事资料登记表》 附件2； 《员工转正申请表