《正航软件导航者共用资料.doc

正航软件导航者共用资料 1、功能介绍 共用资料是指在使用ERP系统时需要维护的基础资料，例如：部门资料、人员资料、产品资料、客户/供应商资料、会计科目及银行资料等。 为确保资料的一致性及准确性，在使用ERP系统的交易单据之前，必须将企业目前基础资料整理完整，录入到系统中。 后续的日常使用中，若有增加新的基础资料，也需要及时地录入到系统中。便于各岗位的操作人员在使用系统时，可以取用到完整的基础资料。 1.1本节学习导读 希望您在学习本节的过程中能思考并解答以下问题： 1、共用资料主要包含了哪些内容？ 2、各基础资料分别由什么部门维护？ 3、基础资料的建立要按照怎样的先后顺序？ 4、如何在系统中记录开帐时的期初信息，如产品期初库存，以及客户、供应商的期初帐款等？ 1.2系统流程 系统上线前，必须建立和维护共用资料。根据不同部门的职能划分，具体分工准备的基础资料如下表： 部门 共用资料建立的分工 人事部 部门、学历、人员资料、节假日、行事历、工资方案 财务部 币别、科目总类、科目类别、会计科目、银行类别、银行资料、现金帐户、银行存款帐户、结算方式、项目、收入费用类别、税目、发票类型、产品传输组 业务部 地区、客户类别、客户等级、客户资料、洽谈阶段、潜在客户资料、客户期初帐款 采购部 地区、供应商类别、供应商资料、供应商期初帐款 仓库 仓库设定、产品类别设定、计量单位设定、产品资料、产品期初存量 系统管理员 设定系统参数中的公司明细资料、与仓库确认盘点方式、与财务确认成本核算方式、规划好部门人员的权限、数据库维护与备份方式 在基础资料的建立过程中，有些基础资料的建立是互相关联的。例如：在建立人员资料之前，必须先建立好部门资料。才能在人员资料中设定此人员归属于哪一个部门。在建立产品资料前，必须建立好产品的类别以及仓库资料。所以在您建立基础资料前，要先了解一下资料的建立顺序。根据不同的顺序，分步骤建立，系统流程如下： 1.3 各单据应用 1.3.1 部门设定 在企业管理中，会按照岗位及职能的不同划分不同的部门。各部门有较明确的分工，各尽其责，协调合作。在系统中，也需要对企业的相关部门进行记录。在建立系统的部门资料时，可以根据企业的组织架构图作为依据。 对此单据总结如下： 单据用途：用于设定公司各部门明细，在各单据上可记录交易发生的对应部门。 使用人员：人事部人员。 审核人员：建议由人事部主管审核。 后续影响：若未设定部门资料，后续的学历和人员资料将无法设定，在单据应用上也将无法区分所对应的部门。 1.3.2 人员资料 人员是企业最基本的组成部分，各个岗位都有不同的人员负责。在系统中，需要对企业的相关人员进行记录。在系统中建立人员资料时，可以根据人员的人事档案，作为建立的依据。 人员资料用于记录实务中的人员基本资料。那么在建立人员资料时，我们该注意哪些重点内容呢？ 实务中，企业的人员非常多，管理起来会比较困难，那么在系统中可以如何解决？——选择所属部门，按部门管理。 企业一般都会和员工签订劳动合同，那么在系统中如何管理呢？ ——在“其它资料”页签中，记录合同的起始日期和终止日期，以及合同期。 通过以上学习，我们对生产计划单做如下总结： 单据用途：用于录入公司各人员明细资料，包括各业务、采购、财务、人事、生产等人员。 使用人员：人事部人员。 审核人员：人事部主管。 后续影响：若未设定人员资料，后续的客户，供应商资料将无法设定，也无法记录对应的业务人员及采购人员。新增单据时，也选择不到对应的人员，导致无法登打业务单据。 1.3.3 会计科目 在企业管理中，会计核算的目的是真实反映企业的经营状况。会计要素只是对会计核算对象的基本分类，如果用其进行核算仍显得粗略。会计科目是对会计要素的具体内容进行分类核算的项目，也是记帐凭证上必须要使用的内容。之前若财务是手工作帐，没有使用会计科目编码，那么在使用财务系统时，要先将各会计科目的编码制定好。 在使用会计科目之前，系统已有预设好的科目总类及科目类别，若企业的实际情况与预设的种类有不同时，可以在系统中进行相应的修改。 在建立会计科目资料时，我们该注意哪些重点内容呢？ 设定会计科目时要注意其对应的科目总类及科目类别； 不同类别的会计科目的余额方向不同，要注意设置。 对此单据总结如下： 单据用途：此步骤极为重要，详细规划科目编码后，再进行此项设定作业。 使用人员：财务部人员。 审核人员：财务部主管。 后续影响：财务记帐凭证及财务报表。 1.3.4 系统参数设定 在系统上线前，要先规划好系统参数，以适应本企业的应用。 点选菜单栏上的“设定---系统设定”，如下图： 设置界面如下图： 系统参数设定用于规划系统上线前，对于各单据的控制。那么在设定时，我们该注