公文存档表格.doc

公文存档表格 篇一：公文材料格式及存档要求 材料格式及存档要求 一、公文格式 1.用纸。采用A4纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。 2.标题。用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。副标题应居中，用楷体字，字号同正文。 3.正文。标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字，每个自然段首行左空二字，回行顶格。有不能回行的情况（如标点符号，数字年份，阿拉伯书写的数值）。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层（一级标题）用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。各级标题序数左空两格，正文中的结构层次序数是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号，二级标题序号（一）无标点。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。正文中的标题一律不加粗。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。 4.行数和字数。一般每页面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 5.附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3号编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。附件不和正文同页编排，应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 6.落款。单位和成文日期在正文结束以后。加盖印章的公文和不盖章的公文要求不一样。 加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，以加盖公章后，章的顶端与正文（或附件说明）空一行为准。 不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名， 应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（署名和日期是一个整体，日期首字左空2字，整体尾部右空2字）标题中或副标题中有单位名称的，落款中不再出现单位名称，日期右空2字. 成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、发文机关、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，发文机关、成文日期不能单独一页。 7.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。尽量双面打印，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 8.用语。自评报告和汇报材料中，用语要准确。如滨州市语言文字规范化示范校，不要成了规范化学校或示范学校，不再出现普通话示范校的说法，《中华人民共和国国家通用语言文字法》和《山东省实施lt;中华人民共和国国家通用语言文字法办法》应写全称，有的材料上有从网上下载的语句或段落，一定要清除下载的一些格式，如字体颜色、填充色、下划线、方框等。 9.标点符号。应该准确，各级标题单独成行时，文字末尾不加句号。 10.装订。左侧装订，两个钉子。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；平订钉锯与书脊间的距 离为3mm～5mm。 11.特殊情况。以上格式适合学校的上报文字材料、学校工作计划总结、汇报材料、活动方案通知等，老师的教案论文、学生的讲稿等字号可以适当调整。 二、档案 1.材料分类。组建档案，大类的分类是按评估项目分类，每项再按年度整理。先按项目分，如A1组织领导，A2宣传及环境，A2-1推普周活动，A2-2法规宣传，A2-3宣传报道，每个小项目再里面再按年度整理。法规宣传里面的法和办法就不用每年存了，需要按年度存的是其他的宣传形式。 2.档案内容。严格按照《滨州市语言文字规范化示范校评估表》上的评估标准，逐项逐条深刻理解每句话每个词，分析挖掘的越细越深越好，评估标准中的每一项都要用档案材料进行印证。