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公文归档整理 篇一：文件归档整理方法和要求2012 归档文件整理方法和要求 档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。归档整理工作分为三大部分：文书档案整理、声像档案整理、实物档案整理。 第一部分 文书档案整理 归档文件是以“件”为单位进行整理的。各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作： 一、收集 即按单位编制的归档范围收集文件材料。收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。 1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。 2、中央、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。 3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。 4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。 二、归档鉴定 即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。凡是 反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。 三、确定件 立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件进行装订。正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等。会议记录一次会议作为一件。 四、装订 装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。纸张少的使用不锈钢订书针，纸张多的使用备用夹，备用夹装订不了的采用“三孔一线”。保管期限为10年或短期的不需重新拆装，保持文件原貌即可。在装订时，采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的应将左、上侧对齐。 件内文件的排序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单放在文件前面。 五、分类 一般采用“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方法。注意正确判定文件所属年度及保管期限。 1、按年度归档分类 （1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料 等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。 （2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件，同一问题的来文和复文等。 （3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。 （4）几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。 （5）临时性机构，存在时间不长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度整理归档。 2、按保管期限分类 按照国家档案局8号令的要求，现在文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。 （1）已完成8号令审批工作的单位，文书档案的保管期限采用永久、30年、10年来划分。 （2）没有完成8号令审批工作的单位，保管期限仍旧采用永久、长期、短期的划分方法。 3、按机构分类 按机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。如“办公室”、“业务科”、“法规科”等。 4、按问题分类 按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。要求各类特点明确，不能互相包含。只有在不适合按机构分类时，才采用问题分类法。 一般不会采用单一的分类方法，而是采用复式分类法。 1、按“年度—机构—保管期限”分类 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构不复杂的立档单位。 2、按“年度—问题—保管期限”分类 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在年度下面按保管期限分类。这种方法多用于机构变化复杂的机构。 六、排列 在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。 事由是