《会议策划.pptVIP

会议策划的基本知识 3.按照举办者的性质： 协会（贸易、医药、食品…协会组织）会议 公司会议（销售、培训、股东） 政府会议 工会 政治团体、宗教 4.按照行业 会议可以分成医学、科学、教育、环境等 二、会议筹备的基本流程 1.主办者决定举行会议 2.选择和聘请承办者 3.指定策划委员会（筹备委员会） 4.确定会议目标 5.选择会址 6.选择发言者 7.会议市场营销 8.举行会议 会议筹备状态表 图2.2 会议策划和服务流程图 会场布置图见ppt 会议操作.ppt 图2.3 会议服务流程图 会议策划常用技巧一、理解会议吸引力因素 二、会议市场特点分析 不同类型的会议与营销 会议营销内容 销售内容设计、销售战略制度、销售方法实施、会议席位销售、会议广告销售等 三、明确会议目标市场 在了解了会议的吸引力因素和不同类型会议的特征后，对 目标市场的确定就显的尤为重要了，因为选择目标市场是 会议公司制定市场营销计划的基础和前提。会议公司选择 目标市场，主要有以下几个步骤： 一，针对会议公司已经获得的市场。 二，对现有市场进行详细的营销调研和科学的市场细分， 进而选择占有竞争优势的市场。 三，分析还可以为其他什么市场提供具有吸引力的服务。 四、选择合适的合作伙伴 如果在异地举办会议，很多因素都是会议策划者无法预料和控制的，会议操作的难度将明显提高。在当地选择较有影响力的企业或组织进行合作，这些企业能在多方面对会议策划者的工作给予协助和建议，这样可以将精力和时间用在最需要的地方。但必须牢记：选择合作伙伴一定要小心谨慎；而且，拥有伙伴后，还是有不少工作需要自己去做，亲历亲为，在全局上运筹帷幄。 五、制订细致的接待计划 无论是采用甘特图还是计划进度表，一个周密的会议计划必须包括会议接待工作的所有细节。而且必须将任务明确到人，并对接待计划进行定期的追踪。如，一次接待计划的主要内容包括: 1.为演讲嘉宾提供接送和陪同服务； 2.做好会议报到工作。 3.住宿、餐饮娱乐和休息安排 4.会议现场服务 5.组织旅行/考察服务； 6.演讲嘉宾和与会代表的回程安排 7.会前、会中的媒体记者接待事宜（寄发邀请函、赠送会议材料和礼品等） 8.设立会议信息中心，提供完善的现场咨询服务。 六、挑选理想的供应商 供应商主要包括：展示设计公司（制作背景板、签到牌、指示牌、胸卡等），会议设备公司（同传，投影、音响），印刷公司（宣传材料、会议手册、大会论文集等）以及汽车租赁公司。但要注意： 1、货比三家，保证质量的前提下尽量压低成本 2、与供应商签订详细的合同（明确说明产品规格、出租价格、付款方式、事故责任等） 3、精诚合作，共同办好会议。 会议旅游的各个阶段 一、会前的会议活动 考察会址 谈判 会议的宣传营销活动 确定会址 预定酒店 预定交通票 旅游安排 迎接工作 二、会议期间的活动 1、会议中的商务服务 文秘工作 翻译工作 其他服务工作 2.会议期间的社交安排 文娱活动 宴会 小型餐会和酒会 其他各类参观活动 三、会后的会议旅游活动 参观游览 返程票的预定服务 会议纪念品的分发服务 送客服务 四、会议过程中旅游活动的作用 第二节 会议旅游运作的基础条件 一、会议机构的组建 1、主办者 政府或行业协会 商会 公司企业 2、委托方（承办单位）：会议公司 企划部 业务部 综合部 运作部 财务部 人事部 工程部 保安部 三、会议的申办 1、投标方式 拟定申办竞标企划书 实地勘察（审核阶段） 2、公关营销的方式 拜访客户 媒体广告宣传 建立稳定客户关系（CRM） 会议策划基本思考内容 策划会议的理由是什么？ 会议的主题是什么？ 会议的核心议题有哪些？ 会议要传播的文化内涵是什么？ 会议的特点有哪些？ 会议的主要参与群体是谁？ 谁来组织筹划会议？ 如何开展项目调研 预计召开的日期，天数、地方 会议形式和程序是什么 需要多大的场地 哪些嘉宾必须邀请，哪些媒体需要邀请 如何开展会议销售工作 会议预算是多少 是否需要提前召开新闻发布会 需要向与会者准备什么资料 发言人有哪些 需要什么样的视听设备 需要食品、饮料、的酒会、招待会有几次 会议经费预算 1.主会场租金 2.会场气氛布置 3.设备租用：投影仪、有（无）线话筒及其它 4.酒店餐饮：午宴、晚宴、茶休… 5.广告宣传：同声传译设备、会议资料、纪念品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包… 6. 交通通信、客户联络费 7.专家劳务费、员工劳务费 8.办公用费 9.不可预见费 10.根据会议策划需要的其它费用（另议） 会议主持与设计 整个会议中，会议主持起着十分重要作用 1.开场白 2.化解与会者冲突 3. 达成协议.. 达成协议常见方法： 头脑风暴法、名义小组法、德尔菲法