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选择会议场所的基本步骤 会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去： 1．确定会议目的。 2．确定会议形态。 3．决定实质上的需求。 4．考虑与会者的期望。 5．选择何种会议地点与设备。 6．评估选择的正确性。 针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。 确定会议目的 大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。 选择会议场地的工作清单(checklist) 先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。 地区 1．费用(成本)与便利性。 2．是否邻近机场。 3．轿车或出租车是否足够。 4．充足的停车空间。 5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。 环境 1．当地有何观光点。 2．购物。 3．休闲活动。 4．天候状况。 5．环境是否良好。 6．餐厅。 7．当地治安是否良好。 8．社区经济状况。 9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。 10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。 11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。 设备 1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。 2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。 3．报到处是否容易找到： (1)是否有足够房间供工作人员使用。 (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。 (3)接待处的人力是否足够。 4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。 5．询问处是否全天候有人值班。 6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。 7．对客人的服务： (1)药局。 (2)礼品店。 (3)柜台服务。 (4)保险箱。 8．舒适、整洁的饭店住房： (1)家具是否完好。 (2)现代化冲浴设备。 (3)充足光线。 (4)足够的衣橱空间与衣架。 (5)烟雾警示器。 (6)火灾逃生资料是否清楚。 (7)冰箱和小酒吧。 (8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 (9)是否在每层楼有冰块和饮料。 (10)电梯服务。 (11)标准房与豪华房的大小。 (12)是否有特别楼层提供特殊服务。 (13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 (14)订房的程序和方法。 (15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。 (16)每一种类别的房间数。 (17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。 (18)会议房价与一般房价如何。 (19)何时能提供确定的会议房价。 (20)是否需要保证数量与订金。 (21)进房与退房的时间。 (22)什么时间取消已预订的房间。 (23)付款方式。 (24)接受哪几种信用卡。 (25)万一取消订房，退款方式为何。 会场空间(meeringspace) 1．会议室尺寸(面积)。 2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。 3．会议室隔音设备是否良好。 4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。 5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。 6．固定设备如黑板、银幕和家具。 7．障碍物如圆柱。 8．视听设备： (1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。 (2)会议室天花板高度。 (3)是否有装饰灯架。 (4)装饰的镜子是否会反光。 (5)是否有窗帘遮住窗户光线。 (6)电源控制位置。 9．火灾逃生口。 10．公共区域是否整洁。 11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。 12．房间和公用电话是否很方便。 13．洗手间数量、位置，是否干净。 14．衣帽问数量、位置。 15．其他服务： (1)足够空间放置家具和器材。 (2)良好光线。 (3)很容易让与会者找到。 (4)足够的电源插座。 (5)安全性。 16；设备： (1)桌子： ①1．83米宽x2．44米长。 ②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。 (2)椅子：舒适并适合较长会议使用。 (3)舞台： ①不同高度的舞台。