9-Word 2010邮件合并.ppt

Word 之邮件合并 在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重复工作，提高效率，Word提供了邮件合并功能。 邮件合并定义 所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。 邮件合并相关概念 主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都相同的文档。 数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分。 合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档。 主文档（相同部分） 数据源（不同部分） 合并文档（结果） 邮件合并通常包含以下四个步骤: （1）打开或创建主文档 （2）创建或打开数据源 （3）在主文档中插入合并域 （4）将数据合并到主文档中执行合并 建立数据源 主文档中 插入合并域 新建∕打开 主文档 数据合并到主文档 内容不变的 共同文本 存放 可变的数据 相当于变量名,指示在何处插入何项数据 任务22 宏的使用 宏是一系列计算机指令的集合。如果在Word中需要反复执行某任务，可以使用宏自动完成。 [相关知识与技能] 如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。宏是一系列Word 命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。 任务22 宏的使用 1. 创建宏 可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏。 2. 运行宏 工具→宏→查看宏，选择宏名，单击“运行” 定义的快捷键 视图→宏 →录制宏 输入宏名 指定保存位置 设置快捷键 确定 录制： 执行要包含在宏中的操作 录制时的 光标形状 视图→宏→ “停止录制” [相关知识与技能] 任务22 宏的使用 任务23 目录的制作 [任务描述] 本任务通过案例介绍自动生成目录和索引的方法。 案例：为文档“普通高等学校学生管理规定.doc”生成目录。 [相关知识与技能] 手动为长文档制作目录或索引，工作量是相当大的，而且弊端很多。例如，更改文档的标题内容后，需要再次更改目录或索引。因此，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。 任务23 目录的制作 对各级标题设置“标题1、2…”样式 确定安放“目录”的位置（插入点） 插入目录：“引用”选项卡→“目录”功能组→“目录”列表→选择“插入目录” →“目录”对话框→“目录”选项卡→按要求设置“格式”，“确定”后插入目录。 目录修改和更新 “更新目录”对话框 任务23 目录的制作 图3-65 “目录”对话框 任务23 目录的制作 图3-69 “修改样式”对话框 任务23 目录的制作 1.1 创建与编辑主文档 （1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文档为主文档)。 （2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。 （3）选择“邮件” ——“邮件与信函”——“邮件合并”项（如图1-1所示）。 1.2 创建或打开数据源 1、新建立数据源 图1-3 “创建新数据源”对话框 2、打开数据源 如果已经有数据源，则只要选择一个含有数据源的文件，如Word表格文件、Excel数据文件或者Access数据文件。 3．选取数据源 4、编辑邮件合并收件人 1.3 插入合并域 方法一：在主文档中，将光标移至插入点，再单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮。插入的合并域自动用《》号括起来（图1-6所示）。 方法二：对点右边对话框中的“其他项目”。 3.8.4 邮件合并工具栏 单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏 打开数据源 插入域 查看合并数据 合并到新文档 1.4 将数据合并到主文档 方法一：点击“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。 方法二：完成合并。 图1-10 邮件合并结果（第1页） 请大家完成任务 打开主文档： 　邀请函主文档.doc 操作方法： 查看文件：邀请函的制件过程.doc 样版文件： 　邀请函做好的样板.doc * * 修改样式 ?操作命令： 在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的向下箭头，打开“样式”列表 在“样式”列表中单击“新建样式”按钮 ，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框 第5章　Word高级应用—排版毕业论文 * * 新建样式