《数码照片档案管理.ppt

数码照片档案管理 一.归档要求 二.整理 三.存储 四.保管 一.归档要求 （一）产生数码照片的工作结束后一个月内应整理移交归档 。 （二）收集归档的数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。 对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变的前提下，将其转换成JPEG或TIFF通用格式，并在备注栏中说明。 一.归档要求 （三）拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。 （四）对具有永久保存价值的数码照片，收集时必须同时冲印出纸质照片并附加说明一同归档。 按照国家标准GB/Tl 1821—2002《照片档案管理规范》整理保存，并应在整理时于参见号处注明对应数码照片的档号。 二.整理 （一）分类：在同一全宗内，数码照片按“保管期限——形成年度”分类。 形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。不同年度的数码照片应分别整理。 二.整理 （二）排列、编号 。 在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。 数码照片档号格式为：全宗号-保管期限代字-数码照片号。 数码照片档号格式 二.整理 （三）编制数码照片光盘目录 数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限 。 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号； 光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号； 题名：全宗名称+年度+内容+数码照片文件； 起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，用12位阿拉伯数字表示，如“200701-200712”； 张数：光盘内数码照片文件数； 保管期限：根据划定情况填写“永久”或“30年”； 备注：注释需要补充和说明的情况。 二.整理 （四）编制盘内数码照片文件目录 盘内数码照片文件目录项目包括：全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。 二.整理 （五）填写数码照片光盘封面 光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，并在光盘的包装盒上加贴数码照片光盘封面。封面内容包括：全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、套别、审核人等。 三.存储 （一）数码照片归档后，刻制在一次性光盘上 。 光盘内容组织结构 光盘内容组织结构 三.存储 （二）永久保存的数码照片档案光盘应刻制一式三套，分别用A、B、C标注：A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。定期保存的刻制一式二套,即A套和B套。 （三）光盘应分保管期限编制顺序号，采用油性笔在光盘背面标注光盘档号（全宗号—保管期限代号—光盘号） 四.保管 (一)存放数码照片档案要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在17-20℃，相对湿度应控制在35-45%，日温度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅度不超过±5%。 （二）光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放，在使用中要避免对盘体的擦、划现象。 四.保管 （三）要建立数码照片的定期检查制度。光盘每满2年进行一次抽样机读检验，发现问题应查明原因，及时采取措施。光盘每四年要转存一次。 * * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 A