outlook2007查看或更改默认自动存档设置.docx

查看或更改默认自动存档设置首次运行 Outlook 时，默认启用自动存档，并且每 14 天运行一次。您可以更改自动存档的运行频率，指定用于存储已存档项目的 Outlook 数据文件 (.pst)，以及选择何时存档 Outlook 文件夹中的项目。在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“其他”选项卡。单击“自动存档”。?注释??根据您的计算机设置和加载项的不同，您可能会在“选项”对话框中看到不同的选项卡。选中“自动存档时间间隔为?n?天”复选框，然后指定自动存档的运行频率。选择所需的选项。上图中的选项?1-9?的详细信息。?自动存档时间间隔为?选择所需的自动存档运行频率。同时存档许多项目可能会降低计算机性能。因此，最好选择一个能够缩短自动存档过程的时间段。考虑您在给定时间内通常收到的项目数量，进而相应调整时间范围。运行自动存档前提示?如果希望 Outlook 在自动存档处理您的 Outlook 项目之前显示提醒消息，请选择此选项。当您看到此消息时，可以单击“否”取消该自动存档会话。?删除过期项目(仅限电子邮件文件夹)?默认情况下不选择此选项。您可以选择在超过电子邮件的龄期时删除这些电子邮件。“草稿”和“收件箱”项目的默认期限是六个月，“已发送邮件”的默认期限是三个月，但可以使用“清除早于所示时间的项目”选项更改这些期限。?存档或删除旧项目?如果要让自动存档在项目过期时删除部分或所有项目，则必须选择此选项。此选项会激活其他选项，使您能够决定在项目的龄期结束时存档哪些项目以及删除哪些项目。随后，请选择应用于存档和删除的其他设置。?注释??在“自动存档”对话框中，“文件夹”是指 Outlook 主要的功能区域（例如“日历”文件夹和“任务”文件夹）及各个电子邮件文件夹。这是因为“日历”和“任务”项目存储在各自的“日历”和“任务”文件夹中。?在文件夹列表中显示存档文件夹?选择使“存档”文件夹与其他工作文件夹一起列在导航窗格中。在主“存档”文件夹中，您可以打开各个子文件夹并查看已存档的项目。在查看已存档项目时，可以验证是否存档了正确的项目，还可以将所需的任何项目拖回工作文件夹。?清除早于所示时间的项目?选择项目存档时间的默认设置，以天、周或月为单位。可以设置 1 天到 60 个月的期间。“清除”的意思是存档（存储）项目，而不是指“删除”（除非您在其他地方为文件夹指定了该设置）。?将旧项目移至对于运行（Microsoft Windows Vista\7 和 Windows XP 操作系统的计算机，此位置的默认设置有所不同。）Windows Vista\7：C:\Users\用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。Windows XP：C:\Documents and Settings\用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。如果要为已存档项目设置其他目标，可以浏览到不同位置并设置该位置。?注释??除非您打开文件夹并手动删除自定义位置中的存档项目，否则不会删除它们。?永久删除旧项目?选择此选项会立即删除过期项目，而不会将其移到默认位置、指定的其他文件夹或“已删除邮件”文件夹中。?立即将这些设置应用到所有文件夹?此选项将自动存档设置（包括您的更改）应用到所有文件夹。要为一个或多个文件夹指定不同设置，请不要选择此选项，而是使用按钮下面的说明来为单个文件夹指定设置。?保留策略信息?在您的组织中，系统管理员可能设置保留策略来决定何时以及如何自动存档邮箱项目。您可以在此处查看策略，但如果没有适当权限，则无法对其进行更改。单击“确定”。?注释?如果更改“将旧项目移至”下面列出的存档文件，则会在每次运行自动存档时使用此新文件。首先设置默认文件夹选项，然后自定义各个文件夹设置，否则您可能会在无意中更改默认设置。如果您在Outlook使用过程中遇到问题可以在Outlook打开的时候按F1键显示Outlook帮助菜单（如下图所示）。