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第4章 在Outlook商务管理 技巧54 创建附加日历 关键操作 “前往日历”命令 “文件新建日历”命令 难度指数 ★★★ 背景分析 除了默认的Microsoft Office Outlook日历外，还可以创建其他的Outlook日历。例如，可以创建个人约会的日历。 步骤分解 选择“前往日历”命令，打开“日历”视图。 选择“文件新建日历”命令，打开“新建文件夹”对话框，在“名称”文本框中输入新建日历的名称，在“文件夹包含”下拉列表框中选择“日历项目”，在“选择放置文件夹的位置”列表框选择“日历”，单击“确定”按钮完成操作。如图41所示。 图41 技巧55 在日历中添加假日 关键操作 “工具选项”命令 难度指数 ★★★ 背景分析 默认情况下，开始使用Microsoft Office Outlook时日历中没有添加假日，用户可以根据需要将假日添加到日历中，如图42所示。 图42 步骤分解 选择“工具选项”命令，打开“选项”选项卡，默认显示“首选参数”选项卡，单击“日历”选项组里的“日历选项”按钮，如图43所示。 图43 打开“日历选项”对话框，单击“添加假日”按钮，如图44所示。 图44 打开“将假日添加到日历”对话框，选中相应国家/地区旁的复选框，单击“确定”按钮完成操作。如图45所示。 图45 Outlook中提供的假日信息包括从日历年2006年到2012年的项目。如果使用的不是公历，则将包含同一时期内出现的项目。 技巧56 设置日历约会和会议提醒 关键操作 “工具选项”命令 难度指数 ★★★ 背景分析 如果用户经常需要在Outlook日历中设置事件、约会及会议等，设置提醒可以避免因内容过多而忘记。 步骤分解 方法1、对所所有新约会或会议设置提醒 选择“工具选项”命令，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡。 在“日历”选项组中勾选“默认提醒”复选框，输入希望在约会或会议之前提前多长时间显示提醒，单击“确定”按钮完成操作。如图46所示。 图46 方法2、对现有约会或会议设置提醒 打开要设置提醒的约会或会议，默认选择“约会”选项卡，在“选项”选项组的“提醒”下拉列表中选择或输入希望在约会或会议之前提前多长时间显示提醒，单击“动作”选项组中的“保存并关闭”按钮完成操作，如图47所示。 图47 技巧57 在日历中显示不同时区 关键操作 “工具选项”命令 难度指数 ★★★ 背景分析 如果用户因工作等原因需要了解其他地区的时间，可以在日历中显示两个不同时区的时间。如图48所示。 图48 步骤分解 选择“工具选项”命令”，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡，单击“日历”选项组里的“日历选项”按钮，如图49所示。 图49 打开“日历选项”对话框，单击“高级选项”选项组中的“时区”按钮，如图410所示。 图410 打开“时区”对话框，勾选“显示附加时区（会在日历视图中显示两个时间）”复选框，在“标签”文本框中输入附加时区的名称，在“时区”列表框中选择要添加的时区，单击“确定”按钮完成操作。 图411 如果日历中显示两个时区，只有当在“天”视图或“周”视图中查看日历时，第二个时区才可见。 技巧58 在日历中显示农历 关键操作 “工具选项”命令 难度指数 ★★★ 背景分析 Outlook的日历中还可以显示农历日期。如图412所示。 图412 步骤分解 选择“工具选项”命令，打开“选项”对话框，默认显示“首选参数”选项卡，单击“日历”选项组里的“日历选项”按钮。 打开“日历选项”对话框，勾选“高级选项”选项组中的“启用备用日历”复选框，在其后的下拉列表框中选择“农历”，单击“确定”按钮完成操作，如图413所示。 图413 技巧59 把便笺内容转换为任务 关键操作 “前往便笺”命令 拖曳便笺至“任务”图标 难度指数 ★★★ 背景分析 如果用户在使用Outlook时经常用到便笺中的内容，可以将便笺转换为任务，避免每次使用时执行打开操作。 步骤分解 选中“前往便笺”命令，打开“便笺”视图。 将要转换的便笺拖曳到左侧窗口的“任务”图标上，弹出“任务”编辑界面，进行相应的设置后单击“保存并关闭”按钮结束操作。 技巧60 在日历中安排电子邮件回复 关键操作 拖曳邮件至“日历”图标 难度指数 ★★★ 背景分析 用户有时收到邮件后可能不能立即回复，如果担心过后忘记的话，可以在日历中进行设置，使其安排一个时间来提醒回复邮件。 步骤分解 选中要设置的邮件并将其拖动到左侧的日历图标上。 打开“约会”窗口，设置