学生会第五届第二任团学秘书部干事培训PPT.ppt

公共管理学院团委学生会秘书部干事培训 1.公文的简单排版2.常委会会议材料的简单排版3.通知及电话的相关事宜4.日常办的礼貌用语等相关事项 公文的三种发文字号 一、公管青发的排版 二、公管青秘的排版 1.公管青秘的排版与公管青发的排版大致相同，但也存在不同之处。 2.不同 （1）发文字号 位置：表头下方、右对齐 （2）标题 位置：发文字号下方空一行、大小３号 行距：单倍行距 （3）版面 页边距：上 3cm 下 2.6cm 内2.6cm 外2.4cm 页眉：1.5cm 页脚：1.6cm 　 3、纸张 标准A4纸 4、行距 1.0倍或1.5倍行距，可视具体情况选择。 备注：在word默认情况下，一般只需要设置页边距和行距两项数据指标。 三、正文内容格式要求 1、标题：华文中宋，三号，加粗居中； 2、标题下空五号大小一行； 3、数字、字母字体：Times New Roman，时间的冒号在半角状态下输入； 4、二级标题：标题前空两格，标题为黑体、五号、加粗； 5、正文：宋体、五号，首行缩进两个字符； 6、正文各部分内容之间视情况空出五号大小一行； 7、正文结束后，在落款和日期前空出五号大小三行，特殊情况下可视情况调整； 8、落款和日期不采用右对齐的段落格式，而是输入空格，直到自动跳至下一行前为止；年份为“二〇一〇”的表达方式，月份不能为阿拉伯数字，其位置处于落款中下方左右； 9、各级标题的序号从高级到低级一次是“一、…（一）… 1、… （1）… 1… ”，其下如果还有列项，则用小写英文字母表示。如果级别不多，则可在第二级是使用“1、…”，然后再使用后面的序号。 * * 1.公管青发：常规性正式公文，主要是制度 性文件 2.公管青秘：常规性正式文件，主要是工作安排等短期性文件 3.公管青：挂院网的非正式公文 （一）发文字号 位置：居中、表头下方空2行、字体大小 为3号 2.汉字字体：仿宋GB2312 数字字体：Times New Roman 3.符号：六角号 （在英文半角状态下输入） （二）标题 1.位置：发文字号下空两行、字体大小3号、居中 2.字体：宋体、加粗、二号 3.行距：固定值36磅 （三）抬头 1.位置： 标题下方空一行、字体大小3号、顶格书写 2.字体： 仿宋GB2312、三号、冒号半角状态下输入 （四）根据实际提出的一些说明或要求 1.字体：仿宋GB2312、三号 2.行距：单倍行距 3.段落：首行缩进2个字符 (五）签发日期 1.位置：说明下方空3行、大小3号、右对齐且右缩进6个字符 2.字体：仿宋GB2312、 3号 3.注意：年份为“二〇一〇”的表达方式，月份不能为阿拉伯数字 （六）正文 1.标题：宋体、二号、加粗、居中、单倍行距 2.正文内容： （１）位置：标题下空一行、大小３号 （２）字体：仿宋GB2312、３号 （３）段落：两端对齐首行缩进２个字符、行距为单倍行距或1.5倍行距（可视情况作适度调整） （４）副标题：黑体、３号 （七）主题词 1.字体：宋体、３号 2.词间距：２个字符 （八）版面 页边距：上 6.2cm 下 3.5cm 内2.8cm 外2.6cm 页眉：1.5cm 页脚：2.5cm 方向：纵向 装订线：左 （九）补充 1.数字字体都是Times New Roman 2.符号都需在半角状态下输入 3.公文页数始终是双数 4.序号：“一、…（一）… 1、… （1）…①… ” 三、常用文体排版标准 （一）页面设置 文件页面设置按以下路径打开：文件/页面设置（此为office2003版本下的打开方式，office2007版本略有不同，在此不赘述） 1、页边距： 上下左右都为2.4cm 装订线0cm，装订线位置：左 2、版式： （1）距边界：页眉1.2cm，页脚：1.2cm （2）文本对其方式：两端对齐 四、通知及电话相关事宜 （一）发通知和打电话时应注意礼貌，以个人名义发信息或打电话时应先表明身份。再说通知事宜。 如：师兄/师姐你好！我是（公管学院团学）秘书部的干事×××。现有一份××活动的邀请函，已放到你的宿舍楼下，请你尽快领取。谢谢！ （二）若是对团学内部的群发短信，则开头应为“常委/部长/委员你好！”；结尾应为“收到请回，谢谢！”署名应为“团学秘书部”。 如：常委你好！明天（×月×日）×时将在团学办公室召开××会，请准时出席。收到请回，谢谢！ 团学秘书部 （三）某些通知，如：“团学各个部门的通知”、“秘书部内部人员通知”、“秘书部例会通知”等，由专门人员负责，其他人员不得发送。 （四）以“团学秘书部”