单一型生产企业秘书选才及职能定位的探讨.doc

单一型生产企业秘书选才 及职能定位的探讨 滨南采油厂办公室 刘学华 所谓单一型生产企业是指直接独立从事某一单一产品生产的中小型企业。这类企业的主要特点，一是生产产品品种比较单一；二是处于直接生产环节；三是管理的重点偏向于微观；四是组织结构上往往属于某一企业集团的下属分公司或车间。单一型生产企业这些特点决定了其秘书选才及其职能定位与政府部门秘书以及偏重于宏观管理的大型企业集团秘书有着很大的不同，现结合个人多年来从事秘书这一行业的体会，就单一型生产企业秘书选才及职能定位作一分析和探讨，以供商榷。 一、单一型生产企业秘书选才 （一）高度重视专业对口。单一型生产企业直接从事一线生产，技术和专业性比较强。秘书人员无论是制发公文、撰写领导讲话稿以及参与辅助决策，都必须涉及到本企业专业知识和管理过程，这就要求秘书人员必须精通本企业的专业知识。多年的实践和经验也证明，如果不懂专业知识，文科专业甚至秘书专业毕业的人在单一型生产企业从事秘书工作，相较于专业出身后改行从秘书工作的人来说，都有“先天不足”，很难适应本行业的秘书工作。因此，单一型生产企业，在选用秘书人才时，必须把“专业对口”放在第一位，同时还兼具较强的“文字功夫”，具备这二条，再经过相应的培训和锻练，就能成为一名合格的秘书。 （二）具备丰富的基层工作经历。单一型生产企业秘书在很大程度上要参与企业的管理工作，因此，在选拔、培养和使用秘书人员过程中，必须从既“专业对口”又具有丰富基层工作经历的人员中选拔，或者在“专业对口”的情况下，创造条件让秘书人员下基层锻练，熟知和掌握本企业生产管理的全过程和每一个具体生产环节，使自己所学专业知识在基层工作和实践中得到验证和升华，从而产生从感性认识到理性认识的飞跃，为秘书辅助领导决策打下基础。 （三）强调一专多能。随着企业改革不断向前推进，单一型生产企业越来越重视工作效率和经济效益的提高。受减员增效和人员编制的限制，秘书人员数量非常少，分工不明确，大多数情况下，秘书既要从事文字工作，还要从事值班接待、会议组织及综合协调等工作。因此，单一型生产企业秘书必须“一专多能”，既要掌握应用文写作、计算机操作、外语、驾驶等硬功夫，还要掌握接待礼仪、会议组织以及综合协调等软功夫，做到能文能武。只有这样，才能适应此类型企业用人的需要。 （四）要有健康的心理和人格。秘书工作的好坏，能力的高低，从一个侧面反映本单位形象和面貌，加之单一型生产企业秘书人员普遍配备少，秘书人员日常事务非常繁重，工作压力相当大，心理长期处于紧张状态，如果没有健康的心理，就会造成心理失调甚至引起心理疾病，不利于秘书本人的身体健康，同时也不利于单位工作。同时由于秘书直接为领导服务，其地位的特殊性，决定了秘书人员必须具备健康的人格，正确看待自己的位置，找准工作定位，淡泊名利，以健康向上和积极进取的精神迎接各种挑战。因此，在工作紧张性强、压力大、节奏快的市场经济社会中，选拔、培养、使用秘书人员必须高度重视健康的心理和人格。 二、单一型生产企业秘书职能定位 （一）综合办事职能是首要的基础职能。办事职能是单一型生产企业秘书日常工作的主要职能，也是最基础的职能。它主要包括日常值班、会议组织、会务准备、来人来访接待、领导活动安排、内外关系协调以及领导交办的其它事项等纯技术性操作和服务性工作。这些工作要求繁琐，计划周密，牵扯的精力相当大，这就要求秘书人员必须头脑灵活，办事精细，考虑周全，不能出丝毫的差错。 （二）综合办文职能是最根本的核心职能。综合办文职能最能体现和衡量秘书人员素质的高低，是单一型生产企业秘书职能中最为重要的职能。它主要包括公文制发，工作报告和各种会议讲话材料的起草。办文是秘书人员最为艰苦的一项脑力劳动，它要求秘书人员不但要有深厚的文字功底，敏锐的洞察力和观察力，而且要熟知国家及相关行业的法律、法规及政策，能够结合本单位的工作实际，把上级的要求和领导的思路落实到办文职能上来，贯彻到日常的生产经营管理活动中去，真正为本单位领导提供一流和优质的服务。 （三）参谋助手职能是延伸的辅助职能。参谋助手职能是秘书人员高层次服务的主要内容。它主要包括信息、调研和督查工作。从理论上说，信息、调研工作应该是秘书人员发挥参谋助手职能的一项主要工作。但是单一型生产企业，在管理性质上主要属于生产操作层，管理的幅度和层次都比较小，决策自主权不大，领导力量配备比较强，专业分工也比较细。随着信息网络技术的迅猛发展，各级领导能够多渠道、快捷方便地掌握各种信息，并快速形成决策和组织实施。在这种情况下，秘书人员开展信息调研工作受到很多局限，除了发挥文字功底好、总结分析能力强的优势，为别人做“嫁衣”以外，真正在领导决策中起作用的价值和意义并不是很大。因此，我们把它定位为“辅助”职能，也是因地因时而异。 在单一型生产企业中，秘