秘书工作 邮件收发工作.ppt

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邮件处理 邮件处理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为: 通过邮政系统传递的邮件,如各类信函、电报、报刊、包裹、明信片等; 电子信函,如电传、传真、E-MAIL等。 案例分析题:某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室,小王说:“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。 拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。 小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的? 答案: (1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间; (2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复; (3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动; (4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目; (5)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系; (6)没有订购的东西不能签收; (7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。 文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意。她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着:“亲爱的红:……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)。她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。 你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么? 请讲出理由并说明正确的做法。 答:(1)收领邮件应该把以前的信件另外放开.以免混淆; (2)应在清点后才能签字;(2分) (3)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆; (4)不能把回信地址剪掉; (5)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去; (6)拆错信,应在信封上要写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉; (7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆;把邮件分成最急件、次急件和普通件; (8)打印寄往美国的信封,收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、地址打印在左上角。 邮件处理 邮件处理 1 拆封 保持原封的完好,注意封内文件不能损坏。 2 登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 3 分类 将私人邮件与商业邮件分开 将办公室邮件与外部邮件分开 把优先考虑的材料放在一起 4 呈送 向领导呈交有阅办要求的邮件;向其他人递交邮件。 技能训练 一、分析观察 一天上班不久,邮递员送来三个邮件:一个是发给万总经理的函件,封面上 有“急件”字样,另一个是给朱经理的包裹,还有一个是税务局寄来的函件。秘书小汪在投递单上签收后,将三个邮件放在一边,开始忙昨天未结的工作,直到快中午的时候,才腾出时间处理这三个邮件。小汪打开税务局的函件,是一份关于税务新管理办法的文件。小汪又打开急件,是一封客户请求确认并要立即给予回复的商函。小汪一看这两个函件,不是重要就是

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