《EXCEL第七课.ppt

建立数据清单 4.5.1 创建数据清单 创建数据清单时，可以用普通的输入方法向行列中逐个输入数据，但这样做非常繁琐而且易于出错。使用记录单可以轻松地完成数据清单的创建和编辑。 例19　在“员工薪资记录表”工作簿中，将记录单输入为数据清单。 操作步骤如下： （1） 在Sheet1工作表中，创建如图所示的“员工薪资记录表”工作簿工作表； （2）在Sheet1工作表中，选定A2:F19单元格区域，单击“数据”|“记录单”命令，出现图所示的当前工作表的记录单对话框； （5）在记录单对话框中，单击“下一条”按钮，打开数据清单中的下一条记录； （6）依照添加第一条记录的方法，将所有记录添加至数据清单，图4.48给出添加所有记录后的数据清单。 4.5.2 编辑数据清单 记录单也是数据清单的一种管理工具，利用记录单不但可以方便地在数据清单中输入、显示数据，还可以查找、修改、删除和移动记录。 例20　通过记录单在“员工销售业绩表”中查找“员工编号”为1017的记录，并将其“调整后的基础工资”修改为1500。 操作步骤如下： （1）打开“员工薪资记录表”工作簿； （2）选中A2:F19单元格区域，选择“数据”|“记录单”命令，出现图所示的当前工作表的记录单对话框； （3）单击“条件”按钮，出现图4.49所示的“设置查询条件”对话框，输入查询条件，这里在“员工编号”文本框中输入编号1017； （4）按Enter键，在记录单中查找并显示如图4.50所示的满足条件的记录，在“调整后的基础工资”文本框中将数据修改为1500，如果有多条记录满足条件，单击“下一条”按扭，可以接着往下查询； (5) 按Enter键，修改该条记录中的“调整后的基础工资”数据，单击“关闭”按钮返回工作表，显示修改后的结果。 4.6 数据的排序、筛选与汇总 4.6.1 数据排序 1．数据的简单排序 对Excel中的数据进行排序时，如果按照单列的内容进行简单排序，可以直接使用工具栏中的“升序排序”按钮 或“降序排序”按钮 。 2．数据的高级排序 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。 操作步骤如下： （1）打开“员工薪资记录表”工作簿，然后打开Sheet1工作表； （2）单击“数据”|“排序”命令，出现图4.53所示的“排序”对话框； （3）在“主要关键字”下拉列表框中，选择“调整后总基本工资”选项，并选择“降序”单选按钮； （4）在“次要关键字”下拉列表框中，选择“员工编号”，并选择“升序”单选按钮； （5）单击“确定”按钮，出现图4.54所示的“高级排序”结果。 4.6.2 数据筛选 1．自动筛选 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。使用“自动筛选”筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名，对参与筛选的字段，其名称将变为蓝色。通过选择下拉列表框中的命令可以自动筛选所需要的记录。 2．高级筛选 如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较复杂时，自定义筛选就显得十分麻烦。对筛选条件较多的情况，可以使用高级筛选功能来处理。 使用高级筛选功能，应首先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样，条件区域的其他行输入筛选条件。需要注意的是，条件区域和数据清单不能连接，至少要用一个空行将其隔开。 1．自动筛选： 标题 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. （3）在“调整后的基础工资”、“调整后的岗位工资”与“调整后的工龄工资”文本框中输入当前员工的薪资记录； （4）单击“新建”按钮，将该条记录添加至如图所示的数据清单中； Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 图4.48 添加所有记录至数据清单 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only