《信息组织学第十三章部门信息组织.pptVIP

13.1 企业信息组织 安徽中医药大学 -10信管 第十三章 部门信息组织 部门的信息组织是指一些机构单位对本部门的信息进行有效组织，以方便信息查找，辅助决策。部门机构的类型不同，信息组织的模式也会有所差异，但总体上是同多异少。以下内容主要介绍企业，政府的信息组织。 13.1.1 企业信息类型 按时间属性，信息资源在企业内部主要有两种存在方式。 现实信息：存在于企业生产经营活动之中，业务部门之间传递的信息以数据的方式表现；历史信息：文献信息，档案信息 企业信息的4种形式 13.1 企业信息组织 习惯上，企业信息可以分为两大基本类型：企业内部信息和企业外部信息。 1.企业内部信息 （1）生产信息 （2）会计信息 （3）营销信息 （4）技术信息 （5）人才信息 13.1.1 企业信息类型 2.企业外部信息 概念：外部信息是指企业以外产生但与企业运行环境相关的各种信息。 （1）宏观社会环境信息。包括国内政治经济形势、社会文化状况、法律环境等信息。 （2）相关科学技术的发展信息。包括与企业经营相关的科学技术发展的信息，这些信息往往展示产品发展的方向，在新产品研发中发挥重要作用。 （3）生产资源分布与生产信息。主要包括企业生产所需要的设备、原料、外购元器件和零部件、能源等物资的供应和来源分布。 （4）市场信息。这是营销信息的主体，它反映商品供需关系和发展趋势，主要包括市场需求信息、竞争信息和用户信息。 13.1.2 信息组织对企业管理的重要意义 13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤 1.企业信息组织的实施流程 一套完整的信息组织管理流程包括4大类，即标准采用，组织操作，更新控制，标准评测。 （1）.标准采用:在企业信息组织体系中，组织体系的标准会经历创建，使用，修改和退出四个不同的阶段。有些标准不需要自己创建，而是拿来使用，如分类，编码应尽可能采用国家标准和国际标准。企业信息组织标准不能停留在纸面上，需要在企业内部进行广泛的宣传，培训和交流，并得到用户的反馈，促进用户的理解和应用。 （2）.组织操作：组织操作流程规定如何将信息组织标准贯彻，安排和应用到企业现有的信息系统中去。其中非常重要的一点是评估对现有信息系统的影响，并审核操作方案的可行性。 13.1.3 企业信息组织实施的流程 （3）.更新控制：维护信息体系修改的历史，管理企业信息组织体系的不同版本的修改，定稿和发布。借助于版本管理工具实现更新维护工作。当修改需求产生时，还要根据业务的变化和技术的发展，启动本流程进行新需求的分析，对变更进行审核，并发布新的信息组织标准。 （4）.标准评测:定期或不定期地对企业信息组织的使用状况，投资回报等进行分析评估。 13.1.3 企业信息组织实施的 步骤 2.企业信息组织的实施步骤 成功实施企业信息分类管理的关键步骤包括预先调研；设计信息分类体系；创建信息分类体系；部署信息分类体系和信息分类体系的维护五个阶段。需要指出的是，由于企业信息分类在不断发展这五个阶段又是一个循环往复的过程。 13.1.3 企业信息组织实施的 步骤 1预先调研 在启动企业信息分类管理项目之前，需要对内部的情况和外部的资源进行详细的调研，并给出现状分析报告。 2设计信息分类体系 设计信息分类体系的目标就是得到多层次，多维度的信息分类结构。这个过程需要6个步骤。 3创建信息分类体系 信息分类管理系统的核心任务就是提高工作效率，将企业内部的全部信息按信息分类体系的结构进行组织，也就是说，将企业的信息打上“类别”标记。由于信息量巨大，这也是最耗时的一个阶段。针对具体信息进行分类有两种方式：手工分类和自动分类。 13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤（续） 4实施信息分类体系 通常，信息分类体系不是孤立地运行，而是与其他信息系统一起工作，来提高和改进信息访问的效率。可以采用下面四种方式实施信息分类体系。多维度浏览；增强检索能力；企业知识库；信息发布和定位；企业分类体系的维护。 5企业分类体系的维护 在企业中，业务战略可能发生变化，组织架构和业务流程会不断地调整，导致不断有信息产生，新的信息分类需求也会出现。这些需要信息分类体系能够保持灵活性和可扩展性，及时得到更新和维护。 13.1.4 企业典型信息组织：上市公司的信息披露 资料：上市公司信息披露一般是指股份有限公司通过招股说明书、上市公告书、定期报告、临时报告及其他披露文件，向广大投资者及其他信息使用者披露反映财务状况、经营成果和现金流量变动的货币信息以及有利于理解、分析利用上述信息的相关非货币信