week6-函电书写规范..doc

一、贸易函电的组成部分和格式 1、组成部分： （1）、信头 Letterhead 信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广告，很多大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 例如： China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail:carl@ （2）、案号 Reference 根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于查找存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关的人或部门。案号没有固定的格式，公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。 例如： Your ref:CNN/011 Our ref:12345/XY （3）、日期 Date 日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。 例如： 美语表示法：May 15，2011 英语表示法：26 July 2011 返回页首 （4）、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。 例如： Personnel Department Westminster Production Co. 51 High Street Anytown,MN55106 USA （5）、注意项 Attention line 通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“for the attention of”应大写打出或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址里面。 例如： ATTENTION: MR.ROBERT （6）、称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。如果你与收信人关系密切，可以直呼其名。 例如： Dear Sir or Madam: Dear Bill Stevenson， 返回页首 （7）、事由 The subject line 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写字母打印。 例如： SUBJECT:ACCOUNT NO.222 （8）、正文 The body of the letter 信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有时一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最后一段与第一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。 例如： Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H. As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C. Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look forward to your reply. （9）、信尾敬语 The complimentary close 信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。如果称呼