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第1章 初识Word?2003 Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件，大部分的公司企业，甚至国家机关都在广泛地使用这一方便快捷的工具。 本章主要介绍Word的基础常识和概念，是之后学习使用Word所必备的基础知识。 1.1 Word在文秘工作中的重要作用 前面已经说到，Word是世界上最流行、应用最广泛的文字编辑软件，而文秘工作的大量工作内容都是进行文字文书的编辑和整理，所以Word是文秘工作中不可缺少的重要工具，也是应聘文秘工作的敲门砖之一。 使用Word可以很快地制作出格式规整、样式精美的各种文档文件。应用Word的各种功能可以有效地实现文档格式的统一化、快速便捷地建立多层目录、轻而易举地制作漂亮的表格等，甚至还可以制作组织架构图和流程示意图等。 一个优秀的文秘工作者应当能够熟练地使用Word，并应用Word的各项功能。利用Word使文秘工作更加高效，使文秘工作者从繁杂重复的文档编辑中抽出时间进行更多的数据和资料的分析，促进工作向更深层次的延伸。 1.2 认识Word文档的操作界面 Word的操作界面风格及使用都非常贴近平常熟悉的Windows操作系统，很多地方都会觉得非常熟悉。由于Word当中延用了大量Windows常用元素，所以学习和认识起来相当 容易。 本节开始正式进入Word软件的详细介绍进程。 1.2.1 打开Word主程序 Word的打开方式和大部分Windows下使用的软件一样，有3种打开方式，如下所示。 选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Word命令，打开Word的主程序。 直接双击桌面上的Word快捷方式图标，打开Word的主程序。 双击Word的专用文件格式的文件，也可以随文件的打开而打开Word主程序。 Word的专用文件格式后缀为.doc。在Windows操作系统下，默认文件名后缀为.doc的文件由Word来打开。 1.2.2 认识Word的操作界面 Word主程序打开之后出现的是Word的操作界面，如图1.1所示。 图1.1 Word的操作界面之各部分名称 图1.1的界面说明如下。 标题栏：显示文档的标题及软件的名称。 菜单栏：分列着Word的所有命令。 工具栏：主要放置着Word的常用工具和常用命令。 标尺：分别位于编辑区的左边和上边。 编辑区：是输入和编辑Word文档内容的地方。 滚动条：位于编辑区的右边和下边。 状态栏：其中可以看到当前文档的一些基本状态情况。 侧栏：一般情况下侧栏并不显示出来，当执行特定命令时侧栏将自动弹出，如图1.1所示即为执行“文件”|“新建”命令后自动显示出的“新建文档”侧栏。 1.3 认识Word工具栏中的常用工具 Word工具栏汇集了常用的Word命令的快捷按钮。一般的Word文档甚至不需要在菜单栏中选取命令，只使用工具栏中的快捷按钮即可。如图1.2所示为Word工具栏的全图。 图1.2 Word工具栏 1.3.1 认识文档操作按钮 下面介绍工具栏中常见的快捷按钮及其对应的Word命令。此处介绍的按钮都是与文件操作相关的快捷按钮。 新建：对应的Word命令为“文件”|“新建”命令，主要功能是新建一个Word 文档。 打开：对应的Word命令为“文件”|“打开”命令，主要功能是打开一个已有的Word文档。 保存：对应的Word命令为“文件”|“保存”命令，主要功能是保存当前的Word文档。 打印：对应的Word命令为“文件”|“打印”命令，主要功能是将当前Word文档以默认设置打印出来。 打印预览：对应的Word命令为“文件”|“打印预览”命令，主要功能是打印预览显示的文档效果就是打印后的文档效果。 1.3.2 认识文档编辑按钮 以下按钮都是与文档内容编辑相关的按钮，如字体、格式等。 复制：对应的Word命令为“编辑”|“复制”命令，主要功能是将选中的文档内容复制到Office 剪贴板中。 粘贴：对应的Word命令为“编辑”|“粘贴”命令，主要功能是将已复制的内容粘贴在指定的位置。 格式刷：没有对应的Word命令，主要功能是选中已编辑好的文字，单击“格式刷”按钮刷向其他的文字，这样这些文字的格式将与开始选中的文字格式完全相同。 撤销：对应的Word命令为“编辑”|“撤销”命令，主要功能是可以撤销最近的一步操作，并且可以多次使用。 插入表格：对应的Word命令为“表格”|“插入表格”命令，主要功能是插入表格的简便方式，可以在Word文档中插入表格。 格式窗格：没有对应的Word命令，主要功能是在侧栏位置显示格式窗格。 文字设置栏：没有对应的Word命令，主要功能是设置文字的格式字体及大小。 加粗：没有对应的Word命令，主要功能是使选中的文字变为粗体。 文字对