企业档案管理实务..doc

企业档案管理实务 一、档案概述 1、概念：档案是历史记录，是国家机关、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。 2、档案四要素： （1）来源——来自于人们的社会活动（单位或个人在工作或私人活动中产生） （2）条件——必须是办理完毕的文件；必须是具有一定保存价值的文件；必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。 （3）载体——制成材料；记录方法；表达方式。 （4）性质——是工作活动的直接记录，是原始记录材料，因而具有特定的历史记录性质。 3、特点 （1）来源的广泛性 （2）形成的条件性 （3）载体的多样性 （4）记录的原始性 4、档案与图书的区别 产生的范围——档案不受出版与否的限制；图书必须由一定的出版机构出版和有专门的著者和编者。 产生的时间——档案直接产生；图书事后总结、归纳编写。 记录的信息——档案是原始记录、第一手材料，具内容广、内容丰富而分散、数量庞大的特点。图书是在原始记录的基础上，经加工编著而成，内容比较集中和系统。 5、档案与文件的区别 （1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。 （2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化（这是档案与文件的分界线和标志）。 （3）文件是经过整理成为档案的（立卷归档后保存起来）。 6、全宗——就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。具有不可分散性和单一性。 7、立档单位——也称全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。 立档单位的构成条件： （1）有独立行文、处理事务的职权。 （2）有独立的财务。 （3）有一定的人事任免权。 8、档案人员的素质要求：政治、专业（高级：研究馆员、副研究馆员；中级：馆员；初级：助理馆员、管理员）、知识、身体素质等。 9、档案工作的内容 收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研 二、立卷工作 立卷，就是把单位办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。案卷是有密切联系的若干文件的组合体，是文件的保管单位。立卷工作是文书工作的一项重要内容。 （一）立卷工作的基本内容 立卷是将互有联系的若干文件经过分类，组合、编目而组成案卷的一个工作过程。包括三方面内容： 1、立卷分类 在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的特征逐项分开的过程．（文书部门或业务部门可以根据当年可能形成的文件，事先制订立卷类目，根据立卷类目做好平时的文件收集归类工作。） 2、立卷组合 将经过分类的文件，按一定形式组成案卷的过程。 3、立卷编目 是将分类，组合后的文件，进行系统排列、编号、拟写案卷标题、装订和进行案卷目录的编制。 （企业文件的立卷，是指将企业文件系统整理、组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。 从企业档案整理的逻辑顺序看，企业文件的立卷是档案（文件）系统化工作的最后一步：先划分大类，再划分属类，最后在类目不再往下划分的情况下，将具有有机联系的文件组织成案卷。实际工作中，企业文件的立卷则是档案（文件）系统化的开始：一般地，先自上而下制定企业档案分类方案，形成企业档案（及文件）的大类和属类；各职能部门对照分类方案，分析得出本部门形成文件的种类，在此基础上，选择合理的方法，把零散的文件组成保管的最小单位---案卷；然后将案卷向档案部门移交，档案部门以案卷为对象，进行类目的划分和排列。 因此，企业文件立卷工作是企业档案整理工作的基础，对于企业档案的质量有重要的意义，将直接影响企业档案的提供利用。） （二）立卷工作的重要性 1、能够正确反映本机关工作主要情况，便于查找利用文件． 2、能够维护文件的完整与安全，便于做好文件的保管和必威体育官网网址工作。 3、能够为档案工作奠定基础。（案卷是档案的保管单位） （三）立卷的基本要求 1、必须是单位办理完毕的具有一定查考保存价值的文件，才能整理立卷。 2、立卷必须遵循文件的现成规律和特点，保持文件之间的有机联系（案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体）。。 3、立卷要区分文件价值，正确划定案卷的保管期限。 4、组成的案卷要便于保管和利用。 ●1、企业文件的案卷必须方便保管和利用 （这是企业文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最终目的。企业文件载体多、形式杂、数量不一，要求立卷工作以方便保管和利用为出发点，而不是单纯地追求统一、整齐。） ● 2、案卷必须符合一定的质量要求 （1）案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。“有机联系”是案卷的本质特征，维护案卷内文件的有机联系是保证立卷工作质量的基本要求。 （ 企业文件来源分散，形成过程中的有机联系也很多