2行政部(二阶段)2行政部(二阶段).doc

文件编号：OP-01-09-G/1 编号：11-Q1-2290-R0-S /E：11-E1-0324-R0-S 检查记录（审核内容） 审核部门/区域： 行政部 /财政 陪同人员：禹海平 审核时间： 2011-10- 20 审 核 员： 审核组长： 序号 标准条款 EMS 1 2 3 4 5 6 7 8 4.4.1 4.4.3 4.4.5 4.5.4 4.4.2 4.4.7 4.5.1 4.5.3 4.3.2 4.5.2 部门的组要职责有哪些？分解目标有哪些？完成情况如何？ 信息是如何实施沟通的，沟通效果如何？ 查文件总清单，抽查文件编、审、批及受控情况、发放情况； 查外来文件的收集和控制。 查文件的更改，是否经过批准？如何更换作废文件 查记录清单，了解记录的设置是否满足要求和实际需要？ 抽样审核记录的标识、保存期限是如何规定？ 抽查记录的填写及保存，是否满足要求？ 岗位任职要求如何规定？现有人员能否满足任职要求？特殊工作人员资格？ 查是否提供了培训或其他措施，是否对其有效性进行了评价。是否保持了适当的记录。 查询应急准备和响应预案的实施情况 行政部：孙道伟（行政主管） 1 E 4.4.1 4.4.3 手册有规定该部门负责人力资源管理、文档管理，培训计划编制，文件、记录等的管理及控制，协调环境管理工作，并给予沟通及其环境管理,负责公司帐务管理。 部门负责人和文控人员对自己的职责和权限都很清楚，通过其描述能很好的履职。 部门分解的环境目标有： A、能源节约：电力消耗量每月≤100000KW/H 实际：11年6月：77199KW/H（达成）、6月：80000KW/H（达成）（达成）、7月:81000KW/H（达成） B、节约用纸：纸的消耗量每月≤7000张 实际：11年6月：6190张（达成）、6月：5430张（达成）、7月：5285张（达成） 部门目标完成情况较好。 信息沟通：一般是以文件公示、传真、E-MAIL、电话形式，有的重要事情，才使用文件的形式传递，另外还设置了发函等记录表，相关方包括垃圾回收站、各物流公司、各供货商，有发文日期、接受人、备注等内容；另外还设置了信息交流登记表，包括发生时间、信息内容简介、记录人、信息处理结果、反馈时间、接收单位等内容；查看致相关方函，包括了公司的方针、主要环境因素，希望大家密切合作保护环境和注意安全，发函时间为2011-7-09。另外内审、管理评审等活动均有会议通知单。 2 E 4.4.5 4.5.4 公司已建立有文件的管理程序，已建立的文件化体系包括了管理手册、程序文件、方针、目标、记录、法规等。体系文件有电子版、纸张打印2种形式存在，文件对体系的核心要素和相互作用作了详细描述，查找以文件名和文件编号进行，很方便。其中电子版文件和纸张打印的文件一样，发放、修改、销毁要经批准，文件修改后发放要得到重新批准。程序规定文件应有编制人、审批人和颁布、发放时间、应有保存期和受控标识、有效文件应发放到工作现场、外来文件应明确标识、文件的修改、销毁、换版应得到批准、修改后的文件应重新得到批准、文件发放、回收、借阅应有记录。 查看受控文件清单，包括序号、文件名称、编号、版本、备注，共有35余份，抽查其中的质量环境管理手册DQ-EM-01，均为A/1版，2010-4-17总经理批准发行。 查：有文件发放回收记录表显示：抽查A/1版〈环境管理手册〉,《废弃物管理程序》，《运行控制程序》，于2010-4-18分发到相关部门，三级作业文件22份，于2010年6月30均分发到各部门，并由其责任人员均签收。 抽查，废弃物贮存作业指导书、环境目标指标管理方案分解表等分发到生产部，由孙道伟签收，符合要求。 目前查：作废文件和文件修改的情况。公司体系建立到现在暂无作废文件、记录产生。 有提供《外来文件清单》《法律法规清单》，显示适用法律法规和国家标准： GB/T24001-2004、GB/T19001－2008、DB4426-2001、DB4427-2001、 GB12348-2008、等，识别和收集较齐全，与组织的实际相符合。 已收集的外来文件由行政部登记 ，并分发到适用部门，有签收记录。 查看了“记录清单”，清单记录了“消防设施检查表”（保存3年）“环境因素清单”（保存3年）、“固体废弃物清单”（保存1年）等26份环境体系专用记录，记录内容有：序号、记录名称、编号、版本号、归口部门及保存期限。 抽查：消防设施检查表、用水统计表，