GP-001 文件与记录控制程序GP-001 文件与记录控制程序.doc

1 目的： 使本公司管理体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门和储存，避免逾期失效的文件被误用。 2 适用范围： 凡本公司内部制定的文件表格及外部客户提供的资料和收集的国际标准均适用。 3 权责： 3.1 内部文件权责表 文件阶层 代码 文件范围 编写 审核 批准 收发管制 一 GM 管理手册 文控中心 管理代表 （副）总经理 文控中心 二 GP 程序文件 文控中心 管理代表 （副）总经理 文控中心 三 WI 管理指引 相关部门 部门主管 管理代表 文控中心 三 WI 产品工程 工程部 部门主管 经理/副总 文控中心 四 FM 表格 相关部门 部门主管 管理代表 文控中心 3.2 外部文件权责 文件类别 收集 收发管制 与产品相关的图纸、规格等技术资料 工程部 文控中心 与产品相关的国家、国际标准 品质部 文控中心 与产品相关的安全规格与标识 品质部 文控中心 环境、劳动、安全、卫生方面的法律法规 行政部 文控中心 4 定义： 4.1 第一阶文件—质量/环境/社会责任管理手册：简要说明本品质系统如何满足国际标准要求。 第二阶文件—程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。 第三阶文件—指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准相关规章制度，说明如何做。 第四阶文件—表单记录：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。 4.2 DCC是Document Controlling Center的缩写,即文件控制中心. 5 作业内容： 5.1 文件编写规则 5.1.1 编写格式规定 5.1.1.1 二、三阶文件（产品工程类三阶文件除外）需依照以下格式： （1）目的，（2）范围，（3）职责，（4）定义[需要时]，（5）作业内容，（6）相关文件， （7）相关记录，（8）（其它相关）附件。 5.1.1.2 文件页码格式：第#页　共#页，也可以数字形式表示：,如3页，则表示1/3，2/3，3/3。 5.1.1.3 各标题内的小标题顺序如下格式： 1—1.1—1.1.1—1.1.1.1 依此类推 2—2.1—2.1.1—2.1.1.1 依此类推 5.1.2 文件依3.1项权责规定核准后即可受控发行。 5.2 各阶文件编号 5.2.1 一、二阶文件编号： （公司代码首位字母+文件类别代码）—（流水号） 5.2.1.1 公司代码为***（***）取其首位字母“G”。 5.2.1.2 文件类别：管理手册取其英语单词MANUAL中的第一个字母“M”,程序文件取其英语单词PROCEDURE中的第一个字母“P”。 5.2.1.3 文件流水号为3位数字：001至999代表该份文件所在其类别中的顺序号。 5.2.1.4 GM表示为***管理手册，GP表示为***管理程序文件，程序文件所涵盖的管理体系将参照管理手册附录之相关体系过程与职能对应表。 5.2.2 三、四阶文件规则如下： 管理标准及工作流程类文件： WI-部门代码-流水号(3位数) 涉及单一产品的生产类文件： WI-部门代码-文件代码（限3个字母）- 流水号(3位数) 表格的编号:公司代码—FM(FROM缩写) -(3位数)流水号-版次　　　　 部门代号： 部门 总经办 管理者代表 业务部 采购部 财务部 行政部 代码 GMO MR PR PU FN AD 部门 生管部 品质部 工程部 生产部 注塑部 货仓部 代码 PMC QC EN PD ID WH 5.2.4 外来文件编号规则： 公司代码-客户/标准代码-文件代码（限3个字母）-流水号（3位数） 5.2.5 文件代码详细资料见8.2附件《文件代码对应表》。 5.2.6 产品工程类的三阶文件如产品图纸、BOM、产品规格书、作业指导书等产品资料的格式可自定，但仍需有明确的文件编号、文件名称、版本、修订记录及依据第 3 项所属权责审批。 5.3 版本/版次管理： 5.3.1 文件的版本以A表示为初版，在整体修改或更改完版次号时变更为B，依此类推。 5.3.2 版次管理：规定为1～9为止各页版次可不同，但能于首页看出各页修订之情况；原始版次为0。 5.4 需要管制的电子文件由专人负责设置密码进行输入与维护工作,其他人员不得进行修订,并依规定期限进行保存。 5.5 文件的登录： 5.5.1 文件编制或修订完成后由文