GXDYWJ-05-006-2012HSE管理体系第三层文件管理规定GXDYWJ-05-006-2012HSE管理体系第三层文件管理规定.doc

HSE管理体系第三层文件管理规定 修订： 审核： 批准： 2012年12月4日目 录 1 范围和应用领域 3 1.1 目的 3 1.2 适用范围 3 2 参考文献 3 3 术语和定义 3 3.1第三层文件 3 3.2第三层文件分类 3 4 管理职责 3 4.1 HSE部 3 4.2各部门各单位 4 5 管理要求 4 5.1 管理方式 4 5.3 编写和编号 4 5.4修订 5 5.5文件控制 5 5.6文件作废 6 5.7文件评审 6 6 管理系统 6 6.1 资源支持 6 6.2 管理记录 6 6.3 审核要求 6 6.4 复核与更新 6 6.5 偏离管理 6 6.6 培训和沟通 7 6.7 解释 7 附录一 8 附录二 9 附录三 10 1 范围和应用领域 1.1 目的 ,确保公司各类HSE作业文件有效，避免文件的混乱及丢失，确保各部门及各单位能够使用文件的有效版本，参照《**公司文件与记录管理程序》（GXDY/CX-09-2012），制定本规定。 1.2 适用范围 本规定适用于**公司第三层次文件为一些工作包括作业指导书、工作程序、工作细则、记录文件第三层文件管理性第三层文件（如：管理办法、文件和资料编写导则等）技术性第三层文件（如：技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程、检验规程等） GXDY/WJ-05-001-2012。 5.4修订 所有经修订的文件应注明其修订状态。三层次文件以在顺序号后添加“/1，/2……”标识来标明当前文件的修订状态。如：HSE部在2012年发布并修改一次《检维修区域封堵隔离管理规定》，则现行版本编号为：GXDY/WJ-05-001/1-2012。 5.5文件控制 5.5.1各文件主管部门建立部门级三层次文件清单，并交由HSE部汇总控制。在每次内审前检查更新一次本部门分管的三层次文件及记录表格清单，并报HSE部文件清单及文件电子版，HSE部根据修改情况汇总更新文件。 5.5.2 各部门根据文件的使用情况和重要程度自行决定文件是否受控，受控文件的管理必须按照《文件与记录控制程序》中有关条款执行。 5.5.3 第三层次文件产生的记录本着归类清晰、使用方便、易于查找的原则由各单位自行管理和控制。 5.6文件作废 5.6.1 文件经多次更改或文件需大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废,换发新版本。文件发布时，旧文件作废，作废文件需清理出现场，防止误用。 5.6.2 作废文件的管理，按“文件发放登记表”收回并记录,作废文件在填写《文件作废申请表》（见附录二），经文件管理部门负责人批准后统一销毁。 5.6.3 不论因何原因而保留的作废文件由申请人填写“文件作废保留申请单”,经文件主管部门负责人批准并在文件上加盖“作废保留”印章后，方可留用。 5.6.4 电子版文件的作废要做好作废标记，防止误用。 5.7文件评审 5.7.1各部门在每次内部审核前全面核查各类在用文件的有效性及废止文件的处理情况，发现问题及时处理。 5.7.2第三层文件可依需要随时修订或定期评审修订，最低频次自上一次发布起不可超过3年。6.1 资源支持 公司现有资源都是协助实施本的可利用的资源。 6.2 管理记录 公司保留本规定各版本的留存记录和修改明细。 6.3 审核要求 公司应对管理情况进行审核。 6.4 复核与更新 本规定可依需要随时修订或定期评审修订，最低频次自上一次发布起不可超过3年。 6.5 偏离管理 各部门在依据本规定开展本单位管理时发生的偏离，应报公司HSE部批准。偏离应书面记载，其内容应包括支持偏离理由的相关事实。每一次授权偏离的时间不能超过一年。 6.6 培训和沟通 本规定由公司各部门负责组织培训和沟通，相关管理人员、技术人员、操作人员都应接受培训。 本规定在整个组织内沟通。 6.7 解释 本规定由公司HSE部负责解释。附录二 文件作废申请表 文件名 文件编号 版本号 编制日期 修订日期 作废原因说明： 文件主管部门意见 相关部门意见 （涉及时） 主管领导批准 注：已经备案的文件作废前需填写此表。 附录三 文件作废留用申请表 文件名 文件编号 版次 申请部门 数量 留用原因： 申请部门负责人 日期 文件主管部门 审批意见/日期 **公司HSE作业文件GXDY/WJ-05-0-2012 本文件的使用和修订仅用于中国石油的业务活动 本文件的所有版权归中国石油所有 第 II 页 共 11 页 2 **公司HSE作业文件GXDY/WJ-0-006-2012 3