QCP.42301文件控制程序QCP.42301文件控制程序.doc

编 制 审 核 批 准 目的 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 职责 总经理负责批准发布质量手册。 管理者代表负责审核质量手册。 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 行政部负责体系文件的归口管理，负责公司对现有体系文件的定期评审。 各部门负责本公司与质量管理体系相关的文件的编制、收集、整理、使用和归档等。 工作程序 文件分类及保管 4.1.1 按文件性质分类 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标的声明）； 形成文件的程序(为质量管理体系所编制)； 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等）； 标准要求的记录； 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。 4.1.2 按文件载体分类： a. 纸张性文件； b. 非纸张性文件。 4.1.3质量手册（包含所有为过程控制编制的程序文件），由行政部备案保存。 a. 公司第二级质量管理体系文件分为两类： 部门工作手册，作为部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括： 管理标准（部门管理制度等）； 工作标准（岗位职责和任职要求等）； 技术标准（技术规范、作业标准、检验规范等）； 部门质量记录文件。 以上文件由各相关部门保存并报质量管理部备案存档。 其他质量文件：针对产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 b. 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。 文件的编号 4.2.1质量管理体系文件的编号 质量手册、程序文件和相关的作业指导书、记录采用如下编码规则； a）质量手册文件号为： QM · JD — X X X X b）质量体系程序文件号为：QCP· □□□ □□ — X X X X 举例：QCP42301-2010表示对应ISO9001标准4.2.3条款编制的第一个程序文件，2010年编写的第一版。 c）其他文件（管理制度、作业指导书等）编号为： JD · ** X X X d）质量记录表编码为 JD · QR □□□ — □□ X 举例：JD·QR4.2.3-01A表示对应ISO9001标准4.2.3条款编制的第一份记录，记录版本为A版。 e）过程图编码为：□□□ □□ □ 举例：42300A表示对应ISO9001标准4.2.3条款编制的文件管理流程图。 注：1. 顺序号从01或001开始，“* *”为汉语拼音字母缩写的部门代号； 2. 文件的版次采用“版本.修订次数”的方式进行识别（其中版本用1、2、3、4、……表示；修订次数用1、2、3、4、…… 等表示），当版本升级时，修订次数清零；如：1.2表示第1版第2次修订。 3. 记录表格的版本采用A、B、C……Z的方式。 4. 各部门代号规定如下： 测试组： CS 行政部： XZ 工程部 GC 运营部 YY 软件开发部：KF 商务部： SW 财务部 CW 人事部 RS 4.3文件的编写和审批 4.3.1 质量手册由行政部组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关部门编写，部门经理审核，管理者代表批准。 4.3.3 其它文件分别由相关部门编制，部门经理审批，重大项目由主管副总批准。 4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 4.4 文件的发放 4.4.1 公司《质量手册》（含程序文件）经管理者代表审核、总经理批准发布后，管理者代表负责保留一份纸张性《质量手册》必威体育精装版版本。并由网管将其制作为PDF格式的电子文档，拷贝至公司OA系统或公司服务器共享文件目录下，并设置对文件的访问、修改权限，确保相关部门、人员能随时阅读。其余管理性文件则有文件归口管理部门根据对体系有效运行的需要拟定“文件发放清单”，经主管领导审批后执行。 4.4.2 以纸张为载体的文件发放时办理登记手续，签字领用。 4.4.3 公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。 4.4.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由行政部收回。 4.4.5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。 4.4.6 提供给认证机构