单证基本知识..doc

联发纺织单证基本常识 一、单证员工作流程 外销合同中的条款以及L/C条款的审核 核查出货计划 制作托书订舱 准备报关资料 制作财务发票 登记台帐 根据客户要求跟货代确认提单 做船运资料给客户 制作银行议付资料 及时跟进货款和核销单的回笼 按时提交退税资料 保管信用证及制作议付留底资料 协助财务核实帐目，以及运费发票的及时清理，佣金的按时支付。 二、单证员工作职责 1、外销合同中的条款以及L/C条款的审核： 根据跟单员的P/I及具体要求核对外销合同，原则上公司不接受寄正本提单给客户。因此在与客户签订外销合同时一定要注意关于提单的这项条款。另外还要注意核查L/C中是否存在软条款（即我们公司无法提供的一些文件或资料）。 2、核查出货计划： 督促跟单员每周三报下周（从本周三到下下周三）的出货计划。校对单价、数量、成交方式、运输方式等是否与客户的合同或L/C一致。若有不符，应及时反映并纠正。 由于海关从2008年1月1号起将对报关数量与商检数量的比对进行控制，为了避免因商检的原因而不能报关的情况出现，要求单证员在做商检时一律以米报检。 3、制作托书订舱： 托单的制作必须明确注明托运人、收货人、 通知人、起运港、目的港、准确的唛头、 件数、毛重、体积、出运日、托运日、运费付款方式、品名( 具体根据客户或L/C 的规定)等。 必须与所有合作货代签订合同，原则上以CIF和CNF作为成交方式的走我公司的指定货代（傲湃、华星、意天、华丰等）；FOB价的则走客户的指定货代。 4、准备报关资料： 首先要核对开票通知单中的单价是否与合同一致，数量是否在合同数的正负范围内，数量、包装件数是否在报检范围之内。 从深圳报关出口的，最迟在报关日之前1个工作日将发票、细码单、商检换证凭条一起提供给五部单证员，并注明货物是以何种方式运到深圳，是否需要深圳仓库提供接车或者机场提货的服务；从上海报关出口的，海运的在出口前2个工作日、空运的在出口前一个工作日将报关资料（发票、箱单、报关单）发送EMAIL给上海报关员，由其统一安排寄正本资料给货代；从其他口岸报关出口的，要求单证员制作全套报关资料直接寄货代。 5、制作财务发票： A、制作出口商品专用发票： 凡是从财务科领取的出口商品专用发票，必须在财务处进行登记。专用发票必须与报关发票内容完全一致。 专用发票中须具备：经营单位、购货单位、品名、单价、金额等。并及时将打印好的发票（第二联和第五联）连同预录单一起交到财务科。 B、制作大样发票：根据客户的要求制作大样发票，并统一编号。 6、制作台帐： 认真做好台帐的记录，明确记载发票号、厂编号、客户、客编号、合同号、L/C 号、数量、单价、件数、成交方式、总价、货代、船期、目的港、议付日、到帐日、核销单号及退单日。台帐内容要及时全面。 7、根据客户要求跟货代确认提单： 货物出运报关后，及时联系货代确认提单，以确保开船后及时收到正本的提单。提单内容必须和客户的合同或L/C内容完全一致。 8、做船运资料给客户： 在空运的情况下，需在货物起飞前一天或起飞当天将客户所需的资料发送给客户( 如发票、箱单、提单、保单等)。如果需要许可证，需提前邮寄给客人以便及时清关。 在海运的情况下，最迟需在货物出运后2天内将客户所需的资料发送给客户。以便让客户了解货物的具体数量。并及时将船运信息提供给客户（船名、航次、ETD、ETA 等），以便客户提前做好清关手续。 9、制作银行议付资料： 结汇方式为L/C的， 所有的单据必须根据L/C 的要求制作，如发票、箱单、产地证、受益人证明、装船通知等。全套议付资料备齐后交银行议付并作好记录。 10、及时跟进货款和核销单的回笼： ①、制作货款回笼台帐，每周一报给财务部、部门经理以及部门跟单员，合同审核员以便及时跟进货款的回笼进度。 A、公司一般不接受远期L/C的，在总经理的同意下方可接受。根据交单时间，盯紧承兑，如果在承兑付款日未能及时付款，速催客户及时付款，以保证货款及时回笼。 B、结汇方式为T/T的：正常的大货款必须要做前T/T，正常情况需要收到客人的货款，方可安排出运。 如有特殊情况必须经部门经理确认后可安排先出运，待收到货款以后方可邮寄正本的提单给客户。正本提单是由单证员按客人要求直接寄到目的地。如果是一些大样或者小货空运，客户可能采取后T/T ，货款必须在2个月内付清，对于不能及时付款的，及时报部门经理处理。 C、结汇方式为即期L/C的：从交单日起15天起开始查银行是否有到帐，超过15天而未能回笼的，必须及时报部门经理处理。 ②、跟进核销单回笼： A、各业务部单证员负责各自部门核销单的领取，回笼登记和财务核销。我公司指定货代的核销单由上海办报关员统一退给各单证员。我公司的核销单回笼期限为70天。 B、各单证