2 糖酒会执行方案2 酒会执行方案.doc

糖 酒 会 参 会 方 案 心慧明智教育集团董事长刘知鑫 2012年8月1日 第一部分 筹备工作安排 筹备组组织架构 二、各组工作职责： 资金组 会展用资金申请手续办理 会展物料采购用资金的支付 采购组 会展用物料价格收集比对 印刷品、制作品承制商选择 会展用物料采购 后勤组 前往成都往返交通安排 参会人员住宿安排 参会产品物流安排 会展用广宣物料的集中、发货事宜 策划组 会展装修联络、确认及监督 会展广告联络、确认 广宣物料的设计制作 会展用各种图片的设计、收集、整理 会展用各种文字的编撰、整理 会展期广告、促销人员的安排 糖酒会参会方案撰写 联络组 收集各种关于公司及产品的资质证明文件 其他各种需与公司总部联络解决的事宜 糖酒会筹备时间推进计划 筹备期工作安排 举例： 糖酒会（前期）各负责人工作事项 项 目 数 量 时间限制 负责人 备 注 展厅及广告位确定 3 3月1日前 招 商 手 册 5000 3月 负责设计定稿（市场总监） 区域规划手册 50 胸牌 60 DM单 50000 易拉宝 10 上述产品的印刷制作联系 按上述数量 3月 合同印刷 500份 3月 参会人员服装确定 40 3月 统一制作 促销服 120 3月15前 统一制作 展品的接收、存放、管理 实数 3月 会期所用的产品、广宣品和合同 签字笔、计算器、订书器、剪刀、胶带、裁纸刀、笔记本的购买 各按其需要 3月20日前 在成都买 名片制作 盒 3月 谈判人员每人3盒，其他人员每人2盒，财务、后勤人员不需要（董事长名片不包含） 人员招聘（指谈判手） 30 3月 根据提供的岗位进行招聘组织面试 火车票购买 31张 3月 未含高管 前期装修及后勤组 6人 3月21日前到达成都 装修，促销员招聘，住房、会期盒饭安排等 合同 1000本 3月 外面印刷 参会人员通讯录 40 3月 参会人员每人一份 录像机、数码相机 各1部 3月 　 3月 会期对客户进行产品派发，凡是签约缴纳定金的客户，均给予样品。另外，会后剩余产品以折价形式处理给客户。 合同整理 1000份 3月 　 10 3月 　 市场总监 负责联系定稿等事宜 会前工作分配表 10 3月 　 4 3月 　 4 三联收据 15 房间预定（成都住宿）（不包括董事长的） 20间 3月10日前全部确定 房间原则上定在离火车站区域较近的地方 促销员招聘 80人 3月 谈判手培训 　 3月 　 第二部分 会展期间安排 会展组组织架构（以下人数是通常数字）。 80名促销员为当地招聘 各组工作内容 招商组 招商谈判 合同签约 客户资料收集 会场的布置； 财务组 会期现金支出、费用控制 立项金收取、开具收据、 签约登记、汇总 合同管理 促销组： 会场外站位形象展示 展厅导位、礼仪、服务 产品、广宣品、手册的派发； 经销商、其它厂家资料及名片的收集 促销活动的执行 后勤组： 参会人员的中午订餐； 参会产品、广宣品、物品、促销服的管理 日常生活管理、车辆配备、往返车票预订、临时物资购买 调研组 搜集竞品资料、广宣品进行分析 会期与广告公司衔接 第三部分 会后工作安排 糖酒会（会后）各负责人工作事项 项目 时间 负责人 备注 剩余产品处理 4月1日——3日 行政（后勤组） 清点后打折处理给成都经销商 火车票购买（市场部、销售部回北京） 购买4月1日下午或者2日的 行政（后勤组） 广宣品处理，搜集资料运回 4月1日 打包返回 资料搜集汇总 4月5日 　 合同汇总 　 会后总结 　 　 意向客户追踪 　 　 注：负责人不是指必须自己完全去做，而是对整件事或者整个项目负责 后勤组先期到会要求： 一 、所有参会备品的购买、管理及发放。 二、 展厅内日常物品的供应； 三、 联系午餐，确保参会人员的午餐供应； 四、 糖酒会期间资金的管理。 五、3月20日，执行策划人及后勤组到达成都，做会前准备工作： 1、会期的食宿安排。 2、参会用品的接收、储藏、保管、运输； 3、当地需求物料的制作和购买； 4、会场的装修监督； 5、促销员的招聘、培训及日常管理。(招聘促销员的注意事项：学生证及身份证的收取和管理，待糖酒会结束后，该促销员无任何违纪现象再返还本人。促销服的发放及管理) 原创文章来源：