业主大会档案管理业主大档案管理.ppt

业主大会档案管理 孟宪生 业主大会档案 业主大会作为财产管理组织留存的反映业主身份、财产状况、管理过程等方面相关文件，包括书面、音像、图片等。 组织基础资料 管理的程序资料 管理过程记录 业主大会档案分类 业主和业主组织的档案资料 业主名册—更新 业主大会筹备、设立文件、备案登 记文件—变更登记备案 建筑物档案 建筑物及业主共有部位产权档案 初始档案、 状况（设计图、竣工图、平面图） 改造、更新、维修、养护 建筑物配套设施档案 消防、电梯、安全控制、避雷、门禁、停车 图纸、说明书、合同 维修记录 业主、业主大会、业主委员会管理档案 管理规约、业主大会议事规则 物业管理委托合同 业主大会决定、业主委员会决定以及业主大会、业主委员会与相关主体签订的合同协议。 财务管理档案 业主共同基金财务档案 专项维修资金财务档案 业主大会经费财务档案 管理过程档案 管理标准、标准体系 管理过程记录 业主大会行政档案 印章使用的记录 相关文件使用、传阅等过程的记录 业主大会日常接待、会议等记录 获得档案资料 业主清册 业主大会筹备时开发建设单位提供 随业主变化形成新文件并保存 业主大会、业主委员会主体 业主筹备期间形成的，业主大会成立后交付给业主委员会。 业主大会成立后发生变化的，及时更新。 建筑物公有部位、配套设施设备资料 业主大会设立后 2010年10月1日前 前期物业服务企业提供 2010年10月1日后 开发建设单位 公有部位、配套设施的为资料 2010年10月1日前 前期物业服务企业 2010年10月1日后 开发建设单位 前期物业服务企业 业主大会设立后形成的 自行管理 专业服务机构管理 档案资料由业主大会管理 委托物业服务管理的 建筑物、配套设施等管理档案由物业服务企业管理，移交管理权一并移交给业主大会。 建筑物及设施管理、维护档案 分类管理 综合管理 建筑物共有部位 配套设施（消防、电梯、供暖等） 保安 保洁 停车管理 装修管理 社区文化 识别 对于原始资料及行分类 对于原始资料不要再加工 加工整理 按照分类编号 装订 保存 保存方式 保存期限 产权档案 永久保存 建筑物原始、维修 、养护 （建筑物生命周期）