[第二十届学生会办公室管理制度档.doc

院学生会管理制度 为加强院学生会的工作管理及部门建设，完善高效的工作机制，保证工作能按时、按质、按量地完成，特此制定相关的管理制度，具体如下： 一、例会制度 院学生会每周日召开例会一次，时间定于每周日21:10，地点学生会办公室。要求各部门成员必须提前5-10分钟到会，例会提前2分钟开始考勤，各部门成员坚持做到不迟到、不早退、不旷会。 出席会议时全体到会成员必须带上工作牌，笔记本和笔，做好会议记录。 有事不能参加例会的人员须提前向部长请假，再由常委审批，没有经过常委审批上交的假条一律无效，算迟到或旷勤处理；口头请假无效。(1) 副秘书长做好每次例会的考勤工作。在例会开始前五分钟，请假条交到副秘书长处，由副秘书长负责统计每次例会的请假人数、迟到人数、未到人数。每个月总结一次，统计结果会在公布栏公布。(2)请假条的格式一定要正确，一律要用黑色方格稿纸书写，每张假条只写一个人请假，写明原因，哪个部门，日期。 参加例会不能穿拖鞋、背心、球衣、球裤、超短裙等。手机要调为震动，静音或者关机状态，不可以在例会进行过程中随便出去接听电话。在有同事发表言论时，不可私下聊天，玩手机，或与例会无关的事情，懂得尊重他人。 例会内容为：总结上周工作，交流工作经验及得失教训，商议和安排下一周活动及工作安排。并及时发现和解决工作中存在的问题，及时传达学院的工作安排和有关通知。按会议通知内容的要求，各部门请做好积极准备，会上踊跃发言。缩短会议时间，不形式化，提高会议效率。 值班制度 1、 值班时间：周一至周五每天16:10-17:30，21:10-22:10,值班人员必须要按时到位，并佩戴好工作牌，认真做好值班记录，接待来访，及时向有关部门传达。认真完成临时交办的各项任务，具体要求参见《值班须知》 2、 值班要求：①值班人员必须要按时到位，并佩戴好工作牌，认真做好值班记录，并热情接待来访人员，及时向有关部门传达。 认真完成临时交办的各项任务，具体要求参见《值班须知》 ②值班人员穿戴整洁（不能穿拖鞋、背心、球衣、球裤），举止得体，不得在办公室内嬉戏喧哗，不得利用电脑做与工作无关的事情，不得吸烟。值班人员必须保持办公室的清洁卫生。 值班期间如有外来人员借办公物品，应按照以下步骤进行： （1）首先确认来借人员身份（须持来人有效证件证实），确认可以外借的，需经过常委或委员同意，同时值班人员确认所借物品状态的良好，方可外借。（2）按照登记内容做好登记，外借物品如有遗失，追究当日值班人员和当天值班常委责任，并按原价赔偿；每天值班的部门要翻阅登记本，及时的查看，有到期没有归还的物品，打电话催还； 因事不能按时值班者，必须提前向当天值班的常委或委员递交请假条。如临时有事者，需提前告知当天值班的常委或委员。 5、其他注意事项参照值班要求 值班要求 1、 值班人员应准时到岗，不可随意缺岗，迟到、早退 ，如有特殊原因，需经当天的常委同意批准；每次的值班做好办公室的整理和卫生打扫，写值班日记，字迹一定要清楚明了，签上值班的部门和名字、日期，没有来值班过后要补假条。 2、值班期间内严禁吸烟；严禁大声喧哗。 3、值班人员应认真完成老师或常委临时交办的各项任务。 4、值班人员应认真做好来访人员的接待工作；做好文件的签收工作，并及时地向有关部门如实地反映相关内容。 5、值班人员应保管好学生会物品，不经批准不得外借。值班完毕离开时应认真核对办公物品。 6、离开办公室前，值班人员应将办公室物品放回原处，并检查门、窗及电灯电脑打印机是否关闭。 7、值班人员应注意防火、防盗，如发现意外事故应立即报告有关部门及有关人员（老师和常委会）。 8、及时、准确、认真发放学生会有关文件。 三、工作制度 1、工作考勤：每次活动副主席组织人要做好考勤工作（来到签到、走后也要签到），不能参加工作的同学要请假，工作结束后要补交假条。 2、工作牌佩戴：开会要带上工作牌，到系部发通知，找老师批文件，工作时都要佩戴工作牌。 3、各部门在学期初第一次例会时，拟一份本学期总体工作计划以电子档和书面形式交秘书长处。每个部门主办活动写的计划书，总结，工作安排都要以电子档归档保存下来。活动结束后做成一个文件夹发到秘书长邮箱。 4、各部组织活动前两周交工作计划，前一周做好工作安排。活动结束后两天之内交工作总结到秘书处。 5、各部在学期期末，拟一份本学期工作总结（电子档）交秘书长存档。 6、各部门必须积极协助活动主负责部门开展活动，对分配下来的工作必须认真负责的完成，不得延误。 7、学生会成员要求以低调做人，高调做事的工作作风，不可做有损系部形象的事情，一切工作都要以大局为重，集体为重。 四、办公物品使用制度 1、公章的使用：需要盖公章的部门需要经过常委的同意。每个部门在发文件前一定要盖公章，公章