合同档案管理制度(2014.2).doc

北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-008 版 本 A 修改状态 0 名 称 合同档案管理制度 页 数 1/4 合同档案管理制度 总 则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。 合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。 财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-008 版 本 A 修改状态 0 名 称 合同档案管理制度 页 数 2/4 分配、档案资料的收集整理。 文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式： ST - 2004 － XS － 0001 － HT 公司号 年度号 分类号 顺序号 部门代码 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… ，表示公司当年某一类合同的序号。 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。 所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同 北京博兴宝信息技术有限公司 文件编码 XZ-ZD-008 版 本 A 修改状态 0 名 称 合同档案管理制度 页 数 3/4 档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。 公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。 合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年； 合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 档案销毁 1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。 档案借阅 一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借阅