合同管理制度11.9.19.doc

合同管理制度 编制人 编制日期 审核人 签发人 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 签发人  1目的 为适应山海天城建集团（以下简称“集团“）的发展需要，规范集团在经营过程中的合同行为，防范法律风险，保障集团权益，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，以及集团章程的规定，特制定本办法。 2适用范围 2.1本办法原则上适用于集团、集团各职能部门及所有的下属公司。集团的所有下属公司的合同管理均参照本办法自行起草相应合同管理办法，合同审核的职能除经集团授权的外均由集团行使, 集团的所有下属公司的合同均需在集团行政服务中心备案。（针对下属公司有关合同审核的规定参见本办法5.6下属公司的合同管理） 3术语和定义 3.1合同：指集团在经营、管理以及拓展业务的过程中，与其他法人、非法人组织或自然人设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 3.2采购合同：指项目工程实施过程中，签订的咨询服务、工程施工、设备材料等方面的合同，包括但不限于有关设计、造价咨询、监理、装饰、电梯及空调等设备材料采购、建筑安装施工等方面的合同。 3.3非采购合同：指上述采购合同以外的各类合同，包括但不限于合资、合作、并购等投资类合同；融资和担保合同；房地产开发和交易合同等合同。 3.4标准合同：包括格式合同和示范文本。格式合同是指国家有关部门就某一类业务预先拟订标准格式并经常反复填写使用的合同。示范文本是指集团针对签订合同中经常发生的问题，根据法律、法规的规定，结合业务实际情况，将某一类业务签订合同时的必备条款列出来，形成合同文书格式，供合同主办人员在与对方签约时使用的合同范本。对于合同对方当事人在经济活动中的特殊要求，当事人可以提出符合自己特殊要求的条款，经协商达成一致。 3.5集中采购：由集团成本控制部统一组织、管理的采购。 3.6合同台帐：指集团或下属公司对其签署的合同（包括采购合同和非采购合同）由合同经办人在签订后24小时内录入明源软件进行备案，划分类别进行编号、登记，并上传合同电子文档，监督和记录履行结果的表格。集团或下属公司申请拨付款时，凡没有录入合同台帐的，财务中心一律不予拨付款；集团或下属公司实际拨付款时，财务中心由子分公司会计将拨付款项同步录入明源成本软件。 3.7重大合同：指合同标的达到或超过50万元或以上的，或者虽然低于该标准但法律关系复杂，且对集团利益有重要影响的合同。该重大合同的额度标准仅适用于集团房产项目，下属公司将根据其不同的业务性质在企业内部管理的文件中分别另行规定。 3.8主管部门：负责集团合同的管理工作，主要包括参与合同的洽谈，对合同主办部门起草的合同进行修订，相关专业部门给予相应配合； 目前行政服务中心的合同管理主要在法务方面，对工程相关专业不了解，起不到主管作用。（建议1、行政服务中心配置相关专业人员，2、成立合约部，3、是成本控制部改为成本合约部） 3.9主办部门：指在业务范围内，直接参与和对方当事人谈判，起草相关合同，并经集团审核、批准后实际履行的部门（包括集团部门和下属公司）。 3.10合同经办人：指经集团或下属公司委派，就某一项目进行洽谈和订立合同的人员。 4职责 4.1合同主办部门职责:合同主办部门负责办理合同的签订、变更、转让、解除、终止等有关事宜，主要职责为： 4.1.1组织、参与合同的洽谈，就合同的各项条款与对方当事人达成一致；（合同管理最重要的部分，在合同洽谈过程中，必须有主管部门参与） 4.1.2草拟非重大合同，有格式合同或文本合同的，要参照格式合同或文本合同起草合同； 4.1.3依照本办法5.4规定的流程，报集团审核其经办的合同，真实、准确、完整地回答相关部门提出的疑义，并及时根据相关部门提出的意见与对方协商补充和修改合同； 4.1.4对其所经手的合同负有认真履行的责任，随时跟踪、监督和检查对方履行合同的情况； 4.1.5及时报告在合同履行过程中发生的问题，并参与相关合同纠纷的协商、调解、诉讼； 4.1.6将正式签署的合同原件分别送交行政服务中心和财务中心备案，并按照本办法3.6条进行明源成本软件的电子文档备案。 4.1.7完整保存合同履行过程中的所有往来信函、传真、协议书、正式的合同文件等资料，并在合同履行完毕后按档案管理要求归档； 4.2行政服务中心职责:集团行政服务中心负责对集团所有合同进行法律审核。行政服务中心在合同法务管理方面的主要职责为： 4.2.1对集团合同事务进行统筹管理，参与合同管理规章制度的起草和修订； 4.2.2参与集团及下属公司10万以上合同的谈判，招标、投标等活动，提供法律意见，负责集团房产项