固定资产和办公用品采购及使用管理制度-2013.6.8.doc

固定资产和办公用品采购及使用管理制度 一、目的 为了规范公司固定资产和办公用品（以下简称资产）的采购流程，合理使用资产，降低管理成本，特制定本制度。 二、职责 1、人力资源行政部负责资产的采购、保管、发放、登记、回收等工作。 2、行政人员负责具体的资产采购和日常管理。 3、人力资源行政部负责人负责对采购流程、账务、供应商进行审核，监督指导行政人员的采购行为。 4、财务部负责对采购价格进行审计，并核查资产账务。 5、总经理负责对采购管理实施监督，及时纠偏。 三、采购流程及注意事项 资产采购流程 申请采购时间：有采购需求的部门制定出合理的采购计划，填写《采购计划单》，经总经理批准后，在每周三下午将资产采购计划提交给行政人员进行统一采购。 采购注意事项 行政人员在采购资产时，必须询价对比，做好询价记录，确保采购的商品性价比合理。期间保留《询 价对比记录单》。采购固定资产时需要与人事行政负责人进行面谈，确定是否购买。 行政人员采购完毕，及时发放物品，填写《办公物品领用登记表》。 采购物品在使用过程中出现任何质量问题，使用人应第一时间反馈给采购人员，填写《物品质量反馈单》，便于做出及时、合理的处理。 行政人员根据京东、当当等网站的活动情况，如遇到某些公司常用的办公用品做大力度促销时，可以根据库存状况，进行合理采购。 各种资产采购不宜过多或过少，需按不同类商品设定的限度适量采购。 行政人员每月底上交《采购物资统计表》和《办公用品使用统计表》，从而为公司的资产预算提供依据，有效、合理的控制成本。 四、物品使用要求 1、物品领用时间，需求人员每周五下午向行政人员提交领用计划，准备齐全后，17:00至17:30统一进行领用。 2、采购物品在使用过程中应遵循：节约、珍惜、账务明晰的原则。每个人都要养成节约的习惯，重复有效利用办公用品，从而有利用公司控制并降低成本，比如：纸张进行双面打印或复印；签字笔通过换笔芯来持续使用；及时整理和清理文件资料，确保办公用品的充分利用等。 3、对于客户接待物品，应遵循：及时清点数量、及时补足、及时申领的原则。 4、定期对固定资产、办公用品进行盘点，盘点过程是账务核对与库房整理过程。办公用品盘点每月一次，固定资产盘点每季度一次。 五、固定资产管理 固定资产识别 固定资产定义：采购价格超过2000元，或者使用期限超过1年的物品。 附件1、2、3、4是目前公司现有的固定资产台账，请购、采购和使用等相关人员可参照清单进行固定资产的识别。 固定资产调拨使用 1、公司员工使用的固定资产都列在个人名下使用，不可以部门内部调拨使用。 2、如部门根据工作需要或公司有需要调拨使用固定资产的情况，需先联系人力资源行政部，登记备案后方可执行。否则按违纪处理。 3、固定资产每季度盘点一次，若盘点时出现账、物与使用不符的情况，责任由资产使用人承担。 固定资产维修 1、固定资产在使用过程中如涉及移动或开启等动作，需轻拿轻放，切勿野蛮搬运、开启。 2、凡资产使用过程中受损，发现者需第一时间通知人力资源行政人员，及时联系维修。 固定资产报废 1、报废的电脑、打印机等类固定资产需要由专业人员鉴定后才能提出报废申请。 2、公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写《设备报废单》一式三份由财务部门将其净损失上报总经理批复后，办理报废相关手续。 3、凡符合下列条件可申请报废： （1）超过使用年限，主要构件不能满足工作需要。 （2）腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险。 （3）绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值。 （4）因事故或其他原因，使设备遭受损坏无修复价值。 六、相关表单 本制度涉及表单如下： 《采购计划单》 《询价对比记录单》 《办公物品领用登记表》 《物品质量反馈单》 《采购物资统计表》 《办公用品使用统计表》 《设备报废单》 人力资源行政部 2013年6月8日 附件1：电脑类 序号 编码 资产名称 规格型号 使用部门 使用人 是否完好 1 108PC101 显示器 联想L196WA 集团 邢博士 完好 2 108PC201 主机 联想扬天A4800V 集团 完好 3 108PC102 显示器 联想 L2060WA 集团 王娟 完好 4 108PC202 主机 联想扬天A4000K 集团 完好 5 101PC101 显示器 联想扬天L2021wA 管理层 王倩 完好 6 101PC201 主机 联想扬天A4600K 管理层 完好 7 101PC102 显示器 联想 LXM-WL19BH 管理层 马泷 完好 8 101PC202 主机 联想672 管理层 完好 9 102BJB01 笔记本 联想 SL400 咨询部 孙格琳 完好 10 102BJB01