国外展会展览操作流程.doc

国外展会展览操作流程 1．0参展目的及原则 2．0相关展会信息收集 3．0展前准备 3．1信息调研 3．2真实性调查及风险防范 3．3询价和议价 3．4财务预算 3．5订立合同 4．0展会策划 4．1展位选择 4．2展台布置 4．3广告信息发布 4．4潜在客户邀请 4．5展品及布件的运输和保管 5．0参展人员 5．1参展人员的分工 5．2参展人员行为规范和培训 6．0展会总结 6．1效果分析 6．2信息收集 6．3总结报告 附件： 1． 年度展会信息收集表格 2． 参展信息及参展提案 3． 展会预算表 4． 参展方案模板 5． 展会信息收集概要 6． 客户信息登记表 7． 总结报告模板 本展会操作规程将作为公司参展的指导性文件，其中细节可随实际需要进行调整升级。 1．0 参展目的及原则 上海XX公司有限公司参展目的：企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集 上海XX公司有限公司参展原则： 1．参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。 2．参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作 3．参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。 4．除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的形象，并能即时把握商机，实施销售。 5．展会应与市场拓展紧密集合，地区性展会应为我公司拓展市场区域，展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。 6．展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 2．0 展会信息收集 市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各部门，具体由市场调研负责。 展会信息渠道为：互联网、专业和行业杂志、户外广告和电话行销信息、行业协会活动等 对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，以作为参展决策参考。 3．0 参展前准备工作 3．1 信息调研 参展前应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置和承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围等。如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。 3．2 真实性调查及风险防范 展会的选择应注意防范风险，尤其是首次参加，参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话， 以确认其真实性。 如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点，并验看举办方营业执照和身份证明，如有可能，请当地律师予以确定。 应尽量选择高规格，有实力的主办和承办单位操作的展会；尽量避免参加首次举办的展会，而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。 3．3 询价和议价 参展前应与举办方商议价格，或争取其他方面的优惠政策。对我方拟长期重点合作的展会， 应与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。 3．4 参展财务预算 在提交参展提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。 参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。 3．5 定立合同 决定参展后应与举办方订立合同，并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。 4．0 展会策划 4．1 展位选择 展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。 应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。 展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地，原则上建议选择非标准展位(特形展示)以适合品牌形象策略。 展位的选择前应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整 4．2 展台布置和展品陈列 展台布置的基本原则： ???远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调 ???展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向 ???无论标准展位还是特型展示，都必须增加照明灯光 ???展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角 ???展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性） ???展示空间重点考虑：四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4） 图1 图2 图3 图4 4．3 广告信息的发布 根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和内业