集团公司档案管理方案.doc

集团档案管理方案 公司十八楼档案室的布置现已基本完成，为能使档案室尽快投入使用，更好、更快地进行集团公司的档案管理工作，提高集团的工作效率，使集团公司的档案工作更标准化、规范化和数字化，购买一套与集团公司需求相符合的档案管理系统软件和配套的电子硬件设备，是实现集团档案工作各个环节的计算机化档案工作各个环节的计算机化、未归档文件管理 包括未归档文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、立卷归档、资料整理、借阅管理、文件检索、信息统计、打印输出、系统设置等功能，涵盖文件管理的全过程。 包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印、输出等。 包括案卷著录、编制案卷、开放管理、案卷鉴定、案卷销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、统计、打印输出等。 包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。 包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。成、条码（批量）打印以及借阅、归还时的条码应用。 （1）输入速度快：档案借阅、归还的时候，与键盘输入档案信息相比，条码输入的速度远快于键盘输入的速度。 （2）可靠性高：据统计键盘输入数据出错率为三百分之一，而采用条码技术误码率低于百万分之一。 （3）采集信息量大：利用传统的一维条码一次可采集几十位字符的信息，二维条码更可以携带数千个字符的信息，并有一定的自动纠错能力。 （4）灵活实用：对档案进行条码标识、管理既可以作为档案借阅、归还的一种应用，也可以和其它有关识别设备组成一个系统实现自动化识别，还可以和其他控制设备联接起来实现其它方面的自动化管理。 7、资料管理包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、借阅管理、移交接收、检索查询、统计报表、打印输出等。 、系统包括权限设置、系统日志管理数据备份数据恢复分类设置、界面设置、系统模板设置、文件夹设置等功能。包括提示项设置、倒排项设置、统计界面设置、报表设置、数据导入、数据导出等功能。 结合深圳市档案局推荐的档案管理系统，通过市场调查及对不同软件科技公司的详细了解、走访，综合相关领域知名度、高评价度和服务质量，我们共筛选出三家软件公司提供的产品，分别是：北京紫光慧图信息技术有限公司、珠海泰坦软件系统有限公司以及重庆六业科技发展有限公司。 市面上提供出售各种各样的档案管理系统，普遍都分为单机版和综合版，二者区别主要在于：单机版是应用于一台机器上，只供档案管理员一人使用、功能比较单一的文件档案资料综合管理的软件；而综合版是应用于公司具有用户登录端口的每一台电脑上，除了档案管理员之外拥有权限的用户都可以浏览使用，功能全面并为以后的档案共享奠定基础。价格方面，二者也悬殊较大：单机版在人民币10000元左右，综合版在人民币12万元不等。 结合本集团的实际需求，我们暂不需要全面使用档案管理软件，只需要档案管理员一人使用管理，但单机版的功能远不满足于本集团对档案管理的功能要求，因此，我们向软件公司提出只需要安装在一台机器上、但须具备综合版的所有功能的档案管理软件这样的一个要求。 以下是三家软件公司在档案管理软件功能的对比： 打“√”即为该软件具有对应项目的功能。  序号 功能模块 功能模块 北京紫光 珠海泰坦 六业 管理平台 01 数据采集(OA接口) 未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理 √ √　 √ 02 审核管理 归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理 √ √ √ 03 数据管理 未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理 √ √ √ 关联、查看关联、开放、光盘导出 √　 √ √ 04 开放管理 开放管理 　 √ 05 数据审批 我的办理任务 √ √ 代理设置 √ √ √ 06 鉴定与销毁 销毁查看 √ √ √ 销毁单据管理 √ √ √ 到期鉴定管理 √ √ √ 07 编研管理 专题制作、信息编研、专题利用 √　 √ √ 08 统计管理 档案分类数量统计 √ √ √ 借阅实体档案统计 √ √ √ 电子文件利用统计 √　 √ √ 档案利用日志 √　 √ √ 档案利用统计 　 √ √ 09 综合检索 简单检索 √ √ √ 分类检索 √ √ √ 数字化检索 √ √ 10 全宗管理 全宗管理 √ √ √ 11 利用管理 借阅管理 √ √ √ 借阅管理_条码管理 √　 反馈管理 √　 √ √ 光盘利用 √　 √ √ 电子查档管理 √　 √ √ 办事指南 　 √ 12 综合管理 事件管理