文件资料控制程序..hq-q-01文件资料控制程序..hq-qp-01.doc

二 阶 文 件 文件资料控制程序 编 号：HQ/QP-01 日期 修订内容 版本 修订人 部门 销售部 工程部 人事部 品管部 采购部 PMC部 生产部 会签 编制 审核 核准 1.目 的 为使公司质量体系文件资料控制操作有据可依，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司质量体系下各个环节的范围覆盖、均属之。 3.权 责 文控中心: 负责本程序文件的控制、发放、回收、作废等权限。 管理代表：负责本程序文件的编制、审核权限 总经理： 负责本程序文件的批准权限 相关部门： 负责本程序文件的使用、执行、保管等权限。 4.名词定义 一阶文件：指质量手册。 二阶文件：指程序文件、管理制度。 三阶文件：指作业标准、检验标准、图纸、BOM表等指导性的文件。 四阶文件：指统计表单及记录性的报表。 5.相关文件 《质量记录控制程序》 6.运作程序 6.1文件的产生： 6.1.1文件的编写格式： 6.1.1.1 质量手册、程序文件的编写格式： A.管制要件： 文件编号：界定文件的类型、权责部门及序号，用以不同文件的区分。 发行日期：界定文件发行的生效日期。 页次：界定文件的总页数及每一页在文件中所处的位置。 版本：界定同一文件的更新状况。 概况：一、二阶文件必需要有封面、正文、附件三部分构成。 字体：封面要用（楷体_GB2312），字体大小应依：小初、小初、小三为准，具体见封面，正文要用（楷体_GB2312），小四号字为准，具体见正文。 B.文件内容： 目 的：编写文件的目的或意图。 适用范围：叙述作业程序书适用的区域、部门、人员或业务范围。 权责单位：叙述涉及该项业务范围的人员（职称）或部门的权责。 名词定义：说明一些不常用或易混淆的字义。 相关文件：详细登记一切与此项作业相关的文件名称及其编号。 运作程序：叙述那些特定人员何种时机或状况，以何种方式执行何种特定运作，并产生何种记录或报告。 附 件：将程序书中所述的作何记录所使用的表单逐一列出。 6.1.1.2.三、四阶文件的编写格式不作硬性要求，由各相关部门自行规定，但必须写明文件的运作程序。 6.1.2文件的编制、审批 各类文件编制、审批权限： 文件类别 编制 审核 批准 一阶文件 管理者代表 管理者代表 总经理 二阶文件 管理者代表 管理者代表 总经理 三阶文件 部门负责人 部门负责人 管理者代表 四阶文件 部门负责人 部门负责人 管理者代表 6.1.3文件的编号方法 ： 6.1.3.1.文件编号方法： A.文件编号图标： □ □ / ◎ ◎ -- ※※ — ◇ ◇ ◇ B. 说明： a).□□---本公司代码：即〝HQ〞。 b).◎◎---文件类别代码： (1).质量手册(一阶文件)：QM (2).程序文件(二阶文件)：QP (3).作业文件(三阶文件)：WI (4).记 录(四阶文件)：QR c).※※---部门识别码（三、四阶文件专用） 部门 公司 文控部 人事部 生产部 工程部 销售部 财务部 品质部 物控部 采购部 代码 YW DC HR PD ED SD FD QA MC PD d).◇ ◇ ◇ ---流水号 6.1.3.2.页次编号方法： ☆ / ★ ★—— 总页数 ☆——文件所在页次 6.1.4新增文件程序： 6.1.4.1 由于生产需要各部门需要制定新文件时，要填定《文件修订和更改申请表》交由相关部门负责人批准，具体参照6.1.2条文执行。 6.1.4.2申请得到批准后，由相关负责人进行起草编制完成，经上级主管或上级部门审阅无异议后，交各部门会签，各部门负责人会签时要完全理解，如提出不同观点时，由制定单位或个人做出解释或修改，直到会签部门无异议并完全理解后并在规定表格中签字确认，然后逐级交由权责单位或个人审核、批准、全部签字确认后交由文控中心受控发行。 6.1.4.3由文控中心受控发行的文件，方能得到正式执行，个人不得私自用于非受控或复印文件作为参考依据，受控发行的文件要及时记录于《文件资料一览表》存档，以便查阅之用。 6.2 修改文件的程序： 6.2.1 当文件已不适用或跟实际作业不相符时，由相关部门填写《文件修订和更改申请表》申请修订，交由相关部门负责人批准，具体参照6.1.2条文执行。 6.2.2 申请得到批准后，由原制定单位进行起草修订完成，经上级主管或上级部门审阅无异议后，交各部门会签，各部门负责人会签时要完全理解，如提出不同观点时，由制定单位或个人做出解释或修改，直到会签部门无异议并签字确认后，并逐级交由权责单位或个人审核、批准、签字确认后交由文控中心受控发行。 6.2.3 由文控中心受