项目采购管理流程探讨项目采购管理流程探讨.doc

项目采购管理流程探讨 ——结合煤炭企业采购反映采购管理流程 项目采购管理从字面上的意义来理解的话，为完成某个项目而执行的采购部分的管理。就是通过科学化的流程管理使得采购工作更加科学合理,通过分析项目的采购管理流程,论述了采购管理在项目管理过程中的重要性,以及项目为降低采购成本,提高经济效益所应采取的采购管理措施,达到了降低生产成本的目的。项目采购管理它包括从执行组织之外获取货物和服务的过程。这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用，如果项目需要，每一过程可以由个人、多人或者团体来完成。 要对项目采购管理流程的探讨，不得不提一下项目管理。项目管理是在其有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列的管理活动。现代项目管理的知识体系被划分为了9个知识领域，其中包括：项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理以及项目采购管理。其中项目采购管理就是本文要探讨的主要内容。可以从项目资金的合理使用角度出发，探讨在项目的采购管理中应该如何降低成本、减少现金流出，并提高项目资金的使用效率。 项目的执行除了需要必备的人力资源之外，还必须具备相应的设备、设施、原材料、零件、服务和其它物质资源，离开了这些物质资源，再高明的项目经理也不可能按要求完成项目的任务，在市场经济条件下，这些产品和服务是通过采购活动来实现的。从执行组织以外通过采购取得项目所需要的产品或服务，就是所谓的项目的采购管理。而这些资源的获取又是需要花费一定的项目资金的，如何合理而有效的使用这些项目资金？如何使一笔有限的资金发挥其最大的效用？是在项目的采购管理中所应该关注的问题之一。其中梅雷迪思在《项目管理——管理新视角》中提到：“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，必须清楚的界定出特定的需要，并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”在现实的项目采购操作中，要实现这两个“最”字的目标是十分不容易的。但是，却能够通过对项目采购管理中部分环节的控制，来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金获取尽可能多的资源，这是在项目采购管理中所能够实现的成本目标。以下，就将从成本控制的角度来逐一论述在项目采购管理中降低采购成本的一些措施。 上文提到项目采购管理包括从执行组织之外获取货物和服务的过程，为了简便起见，我们可以将货物和服务统称为“产品”。 第一、制定采购计划： 一般而言，在采购之前首先要做制造、采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。在制造、采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务，或者不从外部采购而自行制造。举个简单的例子，比如一个工程项目要完成一栋大楼的建设，那么这栋大楼所需要的建筑材料就是制定采购计划的很大一部分。这里的直接成本可能就是钢筋、水泥混凝土等，而间接成本就包括运距运费，还有在A厂家购得的材料与B厂家购得的不尽相同，需要通过分析比较，制定出最省钱的采购计划。 第二、询价计划和询价： 询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等，通过询价获得供应商的投标建议书，以文件记录所需的产品以及确认潜在的渠道。工程项目中常有的招投标与这个有点类似，一个工程项目谁能做、给谁做就是通过它来决定。最后再取得报价单、标书、要约或订约提议。 第三、渠道选择： 从潜在的卖主中作出选择。在采购过程中，势必会吸引两家或两家以上的卖家来参与采购，这个时候为了项目利益的最大化，就应该选择一个对我们项目最有利的采购渠道。 第四、合同管理： 这其实就是管理与卖主的关系。当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。一般来说，常见的合同可分为以下5种，其适用情况如下：（1）成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，很少采用。（2）成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。（3）成本加奖励费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同。（4）固定价格加奖励费用（FPI）合同：长期的高价值合同。（5）固定总价（FFP）合同：买方易于控制总成本，风险最小；卖方风险最大而潜在利润可能最大，